La validité d’une facture électronique est conditionnée à l’authenticité de son origine et à l’intégrité de son contenu. Pour assurer cette sécurisation, les entreprises peuvent recourir à deux procédés : la signature électronique qualifiée et le cachet électronique qualifié.
Factures électroniques : des changements majeurs à venir
À compter du 1er juillet 2024, les entreprises auront l’obligation d’accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de factures électroniques interviendra quant à elle de manière progressive :
- Le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
- Le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI),
- Le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.
À ces nouvelles obligations s’ajoutent de nouvelles mentions à mettre en évidence sur les factures :
- Le numéro SIREN,
- L’adresse de livraison du bien (si différente de l’adresse du client),
- L’information précisant si les opérations reportées sur la facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou les deux,
- Le paiement de la taxe d’après les débits (si cette option a été formulée par le prestataire).
Les modalités de sécurisation des factures électroniques
Les entreprises peuvent s’assurer de la sécurisation de leurs factures électroniques à travers deux procédés :
- La signature électronique qualifiée,
- Le cachet électronique qualifié.
La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée permet de s’assurer de l’identité du signataire via un certificat qualifié de signature électronique et de la sécurité des données contenues dans le document via l’utilisation d’un dispositif de création de signature électronique qualifié. Le certificat qualifié de signature électronique repose sur un processus répondant à des exigences garantissant la validité de la signature et l’identité du signataire (nom, pseudonyme ou numéro d’immatriculation). L’identité est vérifiée lors d’un face-à-face physique avec un agent qualifié ou sur présentation d’une identité électronique déjà établie. Quant au dispositif de création de signatures électroniques qualifiées, il combine un logiciel et un élément matériel créant une signature électronique tout en garantissant l’intégrité, la confidentialité des données et la sécurité de la signature.
Ce procédé présente l’avantage d’être considéré comme équivalent à une signature manuscrite reconnue dans tous les États membres de l’Union européenne.
Le cachet électronique qualifié
Le cachet électronique qualifié est utilisé par les personnes morales afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de leurs factures. Il atteste que le créateur du cachet est bien à l’origine du document.
Ainsi, contrairement à la signature électronique qualifiée, le cachet électronique qualifié est utilisable par les personnes morales tel un tampon électronique afin d’attester de l’intégrité et l’authenticité des données.
Pour garder leur comptabilité sous contrôle, les entreprises ont donc tout intérêt à se tourner vers l’un de ces dispositifs. Si besoin, il peut être utile de recourir aux services d’un recourir aux services d'un expert-comptable.