Tout comme les autres mouvements de fonds d'une entreprise (ou d'une association), le remboursement des notes de frais doit être traité en comptabilité. Nous aborderons dans cet article la question du mode d'emploi pour comptabiliser ses notes de frais.
Quelles sont les dépenses nécessitant une note de frais ?
Les dépenses susceptibles d'être engagées par un salarié pour le compte de l'entreprise sont principalement :
- Les frais de déplacement : essence, péages, taxis, trains, parkings...
- Les frais kilométriques si le salarié utilise son véhicule personnel
- Les frais de repas et d'hébergement : hôtels, restaurants
La validité d'une note de frais
Pour faire l'objet d'un remboursement, la législation impose que la note de frais remplisse certaines conditions.
La note de frais doit :
- Avoir un lien direct avec l'activité de l'entreprise comme un repas d'affaires par exemple. Dans ce cas, il sera fait mention du nom et de la fonction de chaque convive, ainsi que du nom de leur entreprise. Pour une note de frais kilométrique, il est obligatoire d'indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage parcouru et la puissance fiscale du véhicule.
- Être justifiée par un document comprenant la date, le montant et le motif de l'opération. Il peut se présenter sous format papier, mais aussi dématérialisé. En effet, des applications permettent de transmettre directement au service comptable les photos des factures associées à la transaction.
- Être remboursée au centime près au risque d'être considérée par l'administration fiscale comme un avantage en nature. Il est cependant possible d'opter pour le remboursement forfaitaire. Dans ce cas, l'employeur attribue chaque mois la même somme à l'employé selon un barème fixé par l'Urssaf.
La comptabilisation des remboursements
Les comptes à utiliser pour enregistrer des notes de frais tels que frais kilométriques, déplacements, repas... appartiennent à la classe 6 (charges) du plan comptable général (PCG).
On se sert notamment :
- Du compte 6251 « voyages et déplacements » pour les frais de transport,
- Du compte 6256 « missions » pour les frais de nourriture et de logement,
- Du compte 6257 « réceptions » pour les invitations de clients au restaurant,
- Du compte 6414 « indemnités et avantages divers » pour les indemnités kilométriques, soumises à cotisations sociales,
- Du compte 421 « personnel-rémunérations dues », pour la contrepartie au crédit.
Selon le principe des frais réels, les sommes inscrites dans ces comptes correspondront exactement aux montants payés par les salariés, mais l'entreprise est aussi autorisée à utiliser les mêmes comptes pour comptabiliser les remboursements au forfait. Ces enregistrements font partie des écritures de comptabilisation de la paie et des charges sociales. En général, les sommes remboursées figurent sur le bulletin de salaire, en brut ou en net, selon si elles sont assujetties ou non aux cotisations sociales.
Cependant, la politique de gestion des notes de frais de l'entreprise peut prévoir des remboursements en dehors du paiement du salaire.
La question de la TVA
Les montants inscrits au débit des comptes de charges respectifs sont parfois comptabilisés en hors taxes. Effectivement, toute entreprise (hormis les micro-entreprises) a la possibilité, si elle le peut, de récupérer la TVA sur ses dépenses.
Malheureusement, certaines dépenses figurant sur les notes de frais ne sont pas éligibles à une déduction de TVA. C'est le cas de la majorité des frais de déplacement (billets de train, d'avion, tickets de parking, location d'un véhicule de tourisme...) à part les tickets de péage ou le diesel pour un véhicule utilitaire.
En ce qui concerne l'hébergement et la restauration, si la facture comprend les mentions obligatoires, est au nom de l'entreprise et contient la TVA, cette dernière pourra être déduite. Le compte à utiliser au débit est le 4456 « TVA déductible ».
Pour résumer, la saisie en comptabilité d'un remboursement d'une note de frais se présente comme suit :
- Au débit du compte de charge correspondant (6...) : le montant HT
- Au débit du compte de TVA (4456) : le montant de la TVA
- Au crédit du compte 421 : le montant TTC
La comptabilisation est maintenant facilitée grâce aux multiples outils dédiés à la gestion des notes de frais. Les solutions proposées par les comptes en ligne comme la carte corporate par exemple apparaissent comme le meilleur moyen de réduire les erreurs et de gagner du temps.
Même si de nombreux dirigeants hésitent encore à franchir le pas de la digitalisation des processus comptables, de plus en plus de cabinets comptables sont à même de les accompagner dans la numérisation de leurs données.