Dans le cadre des établissements sociaux, la gestion des notes de frais est essentielle, car elle concerne les dépenses engagées par le personnel dans le cadre de leurs missions professionnelles, comme les déplacements, la formation ou l'achat de fournitures. Bien que parfois négligées, ces notes de frais exigent une transparence financière absolue. Pour assurer cette transparence, divers outils et bonnes pratiques peuvent être mis en place.
Nous vous proposons des solutions pratiques pour simplifier, optimiser et rendre plus efficace la gestion de ces dépenses au sein de votre centre social.
6 éléments clé de la transparence financière
Avant d'examiner les outils et bonnes pratiques que vous pouvez utiliser, il est important de comprendre pourquoi la transparence financière est si cruciale pour vos établissements sociaux.
- Elle renforce la confiance du public en démontrant la responsabilité et l'intégrité de votre organisation dans la gestion des fonds qui lui sont confiés.
- Elle renforce la responsabilité de vos employés quant à leurs dépenses et favorise la confiance entre l’employeur et le personnel.
- Elle réduit les fraudes et les abus.
- Elle garantit que votre établissement est en conformité avec les nombreuses réglementations.
- Elle permet de mieux suivre et gérer les budgets alloués, et de prendre des décisions éclairées.
- Elle rend possible l’identification des inefficacités dans le processus de traitement de vos notes de frais afin d'y apporter des améliorations.
Les 5 étapes de gestion de vos notes de frais
La gestion de vos notes de frais implique généralement plusieurs étapes :
- La collecte des reçus et factures de toutes les dépenses autorisées.
- L’envoi des demandes de remboursement à l’aide d’un formulaire de notes de frais.
- L’examen et la validation par les directeurs financiers désignés pour vérifier leur conformité.
- Le remboursement des sommes engagées.
- L’enregistrement de vos notes de frais dans un système de gestion financière ou un système de comptabilité pour un suivi précis de vos dépenses et la génération de rapports périodiques.
10 bonnes pratiques pour une gestion transparente de vos notes de frais
Pour une meilleure transparence, vous pouvez mettre en œuvre les bonnes pratiques suivantes :
- Établissez une politique claire et détaillée concernant les dépenses admissibles, les limites par catégorie, les processus de soumission des notes de frais et les approbations nécessaires.
- Assurez-vous que tous vos employés comprennent le processus des notes de frais et qu'ils soient formés sur la manière de soumettre des demandes de remboursement conformes.
- Demandez des justificatifs appropriés pour chaque dépense, tels que des reçus, des factures...
- Utilisez un logiciel dédié pour faciliter l’envoi, la vérification et l'approbation des notes de frais, comme un compte en ligne. Cet outil permet de garder une trace électronique de vos dépenses.
- Encouragez l'utilisation de cartes de crédit professionnelles. Les dépenses seront centralisées et vous pourrez les surveiller en temps réel, fixer des plafonds…
- Mettez en place des contrôles internes pour valider les dépenses. Ces contrôles comprennent la vérification des reçus, la comparaison avec la politique établie et la justification des frais inhabituels.
- Exigez des niveaux d'approbation appropriés en fonction du montant de la dépense et du poste de votre employé.
- Effectuez régulièrement des révisions des dépenses pour identifier les tendances, les anomalies ou les opportunités d'amélioration.
- Communiquez sur la politique de votre centre social, les processus et les résultats concernant la gestion des notes de frais. Encouragez vos employés à poser des questions et à signaler tout problème ou toute préoccupation.
- Effectuez périodiquement des audits externes pour vérifier la conformité aux réglementations.
