La pérennité de votre entreprise du BTP ne dépend pas uniquement de la qualité de vos prestations sur les chantiers. Bien sûr, l'aspect technique et la satisfaction de vos clients sont des éléments essentiels. Cependant, il est également impératif de gérer efficacement toutes les formalités liées à votre activité d’artisan du BTP. Les démarches sont multiples et de nombreuses obligations réglementaires doivent être respectées au quotidien. Découvrez comment les comptes professionnels en ligne sont un atout qui peut grandement simplifier votre gestion administrative.
Les tâches administratives récurrentes dans votre quotidien d’artisan du BTP
Les devis
La réalisation d’un devis en bonne et due forme est une étape préalable obligatoire pour les principaux travaux de construction, d’entretien, de dépannage et/ou de réparation qui concernent les ouvrages de menuiserie, de toiture, de maçonnerie, de plomberie, d’isolation, de peinture…
La présentation d’un devis concentre de nombreux enjeux pour les gestionnaires de petites entreprises. Il est question de cerner les attentes de votre prospect à travers une description détaillée, mais aussi de procéder à un chiffrage précis pour assurer la rentabilité de votre activité, tout en se positionnant sur le marché face à la concurrence.
D’autre part, un devis signé acquiert une valeur juridique. Le document contractualise l’engagement entre les deux parties. Pour cela, il convient d’établir des devis conformes à la réglementation en vigueur. Les devis du BTP comportent les mentions obligatoires communes à d’autres activités professionnelles, mais aussi des informations spécifiques aux entreprises du bâtiment.
Les plannings
Lorsque le devis est signé par votre client, vous devez vous affairer à la préparation du chantier. Cette organisation comprend la réalisation d’un planning afin de définir les délais à respecter. Il est aussi question de prévoir l’approvisionnement en matières premières et en matériaux de construction, ainsi que les besoins en main-d'œuvre.
Les prévisions et le suivi permettent de maîtriser les coûts, même si les imprévus sont toujours possibles. Selon la taille de votre entreprise du BTP, la gestion des ressources humaines s’ajoute aux tâches administratives : préparation des paies, déclarations sociales, paiement des charges salariales…
Les factures
La réception du chantier marque la fin des travaux. Dès lors, le paiement peut être exigé selon les conditions établies dans le devis signé par votre client. Cependant, vous devez pour cela procéder à l’édition d’une facture conforme à la réglementation en vigueur. Le document doit donc reprendre les mentions légales du devis et inclure également la date ainsi qu’un numéro de facture, le montant hors taxes et TTC avec les déductions des sommes déjà versées.
Dans le secteur du bâtiment, il existe différents types de factures du début à la fin des travaux, notamment pour les chantiers longue durée : les factures d’acompte, les factures d’avancement et les factures de solde.
Il ne faut pas oublier de mentionner la date d’échéance, les conditions de paiement et les pénalités de retard. Ces informations sont indispensables pour engager ensuite les procédures de relance afin d’éviter les impayés.
La comptabilité
Les entreprises du BTP sont tenues au respect des obligations comptables qui dépendent de leur statut juridique et de leur régime fiscal. Vos activités exercées au titre de la micro-entreprise bénéficient d’une comptabilité simplifiée qui se limite à la facturation, la tenue d’un livre de recettes et d’un registre des achats le cas échéant, ainsi qu’à l’ouverture d’un compte bancaire dédié au-delà de 10 000 € de chiffre d’affaires.
Si vous êtes un professionnel du bâtiment immatriculé sous forme de sociétés, vous devez appliquer une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité commerciale. En parallèle de l’édition de vos devis et de vos factures, il faut donc veiller à enregistrer chronologiquement tous vos mouvements comptables, réaliser un inventaire tous les ans, établir des comptes annuels, archiver les pièces comptables… Sans oublier la déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée lorsque votre entreprise dépasse les seuils de franchise en base de TVA.
Facilitez votre gestion administrative dans le BTP avec l’aide d’un compte pro en ligne
Une ouverture simple et rapide d’un compte professionnel dédié à votre activité
Le compte professionnel est un incontournable pour éviter la confusion des patrimoines. Vous séparez ainsi vos finances personnelles des opérations de votre entreprise du BTP. Les établissements gérant des comptes en ligne en ligne vous proposent des démarches simplifiées et des prix réduits.
L’inscription en vue de l’ouverture de votre compte pro en ligne ne prend que quelques minutes. Les formalités se font entièrement à distance, notamment la transmission des justificatifs puis la validation et l’accès aux services souscrits. L’absence d’agence physique vous permet de gagner du temps et de l’argent puisque les frais bancaires sont aussi réduits que les délais d’attente.
Un outil de facturation intégré
Inutile de perdre du temps à comparer les différentes solutions logicielles ou à saisir manuellement toutes les informations réglementaires dans un tableur. Le compte pro en ligne intègre un outil de facturation simple et intuitif vous permettant de créer vos lignes de devis BTP en quelques clics grâce aux enregistrements des bibliothèques d’ouvrages.
La transformation des devis en factures conformes à la réglementation est tout aussi simple et rapide avec la possibilité d’intégrer un lien de paiement en ligne ou encore de programmer des relances automatiques.
La centralisation de vos données administratives et financières
Au moment de dématérialiser la gestion administrative de votre entreprise du BTP, vous devez éviter de multiplier les outils numériques isolés les uns des autres. La connectivité entre les solutions digitales est un critère de simplification auquel vous devez accorder une grande importance pour gagner du temps.
Le compte professionnel en ligne vous propose une interface de gestion financière qui regroupe les différentes tâches récurrentes liées à votre activité du BTP en un seul endroit :
- suivi des flux de trésorerie avec notifications en temps réel,
- enregistrement des données clients et fournisseurs,
- facturation conforme,
- association des justificatifs comptables,
- archivage à valeur probante,
- calcul automatique de la TVA et des charges sociales…