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Association de services à domicile : L’utilisation de cartes de paiement optimise le suivi des dépenses

En adoptant des cartes de paiement professionnelles connectées à un système de gestion des dépenses, les associations de services d’aide à domicile peuvent optimiser leurs processus financiers afin de gagner en efficacité. Ces associations, qui gèrent souvent des équipes mobiles et des budgets complexes, suivent mieux leurs dépenses lorsqu’elles utilisent des cartes prépayées ou des cartes d’entreprise à contrôle paramétré.

Cinq pistes concrètes pour parvenir à un meilleur suivi des dépenses

  1. Attribuez des cartes de paiement professionnelles en les configurant de manière à définir des plafonds de dépenses par jour, semaine ou mois. Mettez en place une demande d’approbation préalable pour des dépenses dépassant un certain seuil.
  2. Confiez une carte à chaque intervenant ou à chaque équipe tout en maintenant le contrôle centralisé.
  3. Optez pour des cartes connectées à une plateforme numérique qui notifient chaque dépense immédiatement. Cela permet un suivi en temps réel des dépenses effectuées par chaque utilisateur.
  4. Configurez des notifications pour surveiller les transactions inhabituelles ou le dépassement des budgets alloués.
  5. Liez à la carte une application afin que les collaborateurs puissent photographier et télécharger leurs reçus directement, ce qui réduit fortement les risques d’erreur ou de perte de justificatifs.

Trois avantages indéniables des cartes de paiement

Les cartes de paiement, qu’elles soient prépayées ou professionnelles, optimisent de façon significative la gestion des dépenses de votre association :

  1. En suivant les dépenses en temps réel (notifications instantanées, rapports automatiques…).
  2. En réduisant la charge administrative (numérisation des justificatifs, simplification des audits…).
  3. En offrant une sécurité renforcée (cartes paramétrables pour qu’en cas de vol ou de perte, elles puissent être désactivées à distances, réduction des avances de frais…).

Quatre étapes à suivre pour intégrer les cartes de paiement dans votre association de services d’aide à domicile

Pour que cette solution soit pleinement efficace, il est essentiel de suivre une certaine méthodologie.

  1. Identifiez vos besoins spécifiques en évaluant les types de dépenses récurrentes (transport, matériel, etc.) et en analysant les budgets alloués par personne ou par mission pour déterminer les plafonds nécessaires.
  2. Choisissez un bon fournisseur de cartes. Privilégiez des solutions adaptées aux associations, comme Anytime qui offre des fonctionnalités de suivi détaillé et de paramétrage. Assurez-vous que le fournisseur propose une intégration avec vos logiciels comptables.
  3. Sensibilisez vos collaborateurs à l’utilisation des cartes et aux politiques d’achat autorisées. Expliquez-leur les processus liés à la numérisation des justificatifs et à la gestion des plafonds.
  4. Analysez régulièrement les rapports de dépenses pour identifier des opportunités d’optimisation. Vous pourrez ainsi adapter les limites ou les catégories de dépenses en fonction des besoins évolutifs de votre association.

Quatre résultats attendus

En adoptant des cartes de paiement, vous pouvez espérer de grandes améliorations pour votre association de services à domicile :

  • Une transparence accrue : chaque dépense est tracée et justifiée. Cette solution réduit le risque d’erreur ou de fraude liée aux espèces.
  • Une optimisation des coûts : une meilleure visibilité sur les dépenses permet de détecter les postes inutiles et de négocier avec vos fournisseurs.
  • Un gain de temps : les processus administratifs sont automatisés, permettant à vos équipes de se concentrer sur leur mission principale.
  • Une plus grande sérénité pour vos intervenants : équipés d’outils adaptés, ils n’ont plus à avancer de frais ou à s’occuper des justificatifs papier.