Les outils indispensables pour la gestion des dépenses de votre association sont ceux qui vont vous permettre de gagner du temps, d'éviter les erreurs et d'optimiser votre budget en automatisant certaines tâches. Des solutions complètes, simples à mettre en place et faciles d'utilisation, sont disponibles en ligne. Certaines sont gratuites, d'autres payantes. Chaque association peut trouver celle qui lui convient le mieux parmi toutes les offres proposées.
Les besoins étant différents selon la taille et les activités de l'association, les outils cités dans cet article servent de point de départ. Il faut ensuite adapter son approche en fonction de ses propres besoins.
En tant que responsable d'association, vous savez que la gestion des dépenses est un élément essentiel pour le bon fonctionnement de votre structure. Découvrez ici 5 outils pratiques et efficaces à utiliser dès maintenant.
Un logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité spécialement dédiés aux associations ne sont pas réservés uniquement aux comptables professionnels. Il en existe aussi accessible aux novices, qui permettent :
- d'enregistrer toutes les transactions financières de l'association (recettes et dépenses),
- de générer des rapports,
- de créer des budgets prévisionnels,
- de suivre la trésorerie sur plusieurs comptes bancaires,
- de préparer les déclarations sociales et fiscales...
D'autres fonctionnalités sont souvent rattachées aux logiciels comptables comme :
- la gestion des adhérents avec l'enregistrement des cotisations,
- l'envoi de courriers et de mailing,
- la gestion des stocks...
Un système de gestion des notes de frais
Les notes de frais sont courantes dans les associations lorsque, par exemple, les membres ou les employés sont amenés à effectuer fréquemment de menus achats pour le compte de l'organisation en payant avec leurs propres deniers. Utiliser un système de gestion des notes de frais en ligne permettra aux personnes concernées de soumettre facilement et instantanément leurs dépenses en prenant une photo des factures et des reçus.
Le calcul des indemnités forfaitaires ou kilométriques est automatisé, l'approbation et le traitement des notes de frais sont plus rapides, facilitant ainsi tout le processus de remboursement.
Un outil de suivi des budgets
Il est essentiel, pour un responsable d'association, de surveiller de près les budgets pour éviter les dépenses excessives ou injustifiées. Les outils de suivi des budgets servent à réaliser des budgets détaillés, à suivre les dépenses réelles par rapport aux prévisions et par conséquent à prendre des décisions éclairées concernant les ressources financières.
D'autre part, un budget prévisionnel est un élément clé dans l'obtention de subventions. Si l'association a besoin de financement, il est vital qu'elle sache établir un budget réaliste et équilibré au risque de se voir refuser telle ou telle subvention.
Un système de gestion des fournisseurs
Les associations doivent souvent collaborer avec des fournisseurs externes pour diverses raisons, comme pour s'approvisionner en fournitures, payer les assurances, réparer du matériel... Un système de gestion des fournisseurs est utile pour stocker les contrats sous format numérique, classer et vérifier les factures, suivre les échéances, automatiser les paiements... Ce système de gestion facilite également la communication avec les fournisseurs.
Il est important de se rappeler que les adhérents de votre association jouent eux aussi un rôle de fournisseurs de ressources grâce à leurs cotisations. Pour gérer efficacement ces adhérents, un outil dédié peut être utilisé.
Un outil de gestion des dons et subventions
La plupart des associations doivent leur existence aux dons de particuliers ou de divers organismes, et aux subventions de l'État. Il peut être intéressant, voire essentiel pour certaines, de disposer d'un logiciel de gestion de ces fonds. Cet outil pourra enregistrer les dons reçus en direct via internet, suivre leur utilisation, générer des reçus fiscaux et évaluer l'efficacité des campagnes de collecte de fonds.
Bon à savoir : la loi Pacte Républicain votée en août 2021 impacte la gestion des dons et des subventions. Les contrôles sont renforcés et les sommes reçues de l'étranger davantage encadrées. Chaque association doit pouvoir justifier de la source de chaque financement (subventions, prêts bancaires ou dons), sous peine de lourdes sanctions.