Qu’il s’agisse d’une formation ponctuelle, d’un séminaire ou d’un déplacement quelconque, il n’est pas rare de voir les salariés d’une entreprise prendre leur véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. Naturellement, les frais engagés par le collaborateur dans cette situation doivent être pris en charge par l’entreprise. Puisqu’il est compliqué de rembourser au réel ce type de dépenses, un barème a été instauré pour permettre à chacun d’y voir plus clair. Voici tout ce que vous devez savoir pour utiliser le barème des frais kilométriques en 2020.
Les indemnités kilométriques, qu’est-ce que c’est ?
Dans quels cas sont-elles appliquées ?
Les indemnités kilométriques sont utilisées dès lors qu’un collaborateur, dirigeant ou salarié, utilise son véhicule personnel dans le cadre de ses missions pour l’entreprise. Il peut tout aussi bien s’agir d’une formation, d’un rendez-vous ou d’un déplacement quelconque, dès l’instant où celui-ci est prévu par l’entreprise.
Le salarié peut être indemnisé dans les cas de figure suivants :
- lui, son conjoint ou un membre de son foyer fiscal est propriétaire du véhicule.
- il n’a pas de véhicule et doit en louer un par ses propres moyens pour effectuer son déplacement.
- il utilise un véhicule mis à disposition par l’entreprise, mais dont l’intégralité des frais d’entretien est à sa charge.
En revanche, si le salarié possède un véhicule de société dont les dépenses d’entretien sont prises en charge par l’entreprise, il ne peut demander le remboursement des frais kilométriques. Puis, dans le cadre d’un covoiturage avec un autre employé, seul le conducteur sera remboursé.
À quoi correspondent-elles ?
Les indemnités kilométriques sont destinées à prendre en compte l’ensemble des déplacements professionnels. À ce titre, la distance prise en considération pour le calcul des indemnités est celle qui sépare l’entreprise ou le lieu de travail habituel et le lieu de la mission. Les trajets domicile-travail ne sont pas pris en compte.
Le barème de remboursement est établi chaque année par l’URSSAF. Ces montants sont calculés de sorte à couvrir :
- l’usure du véhicule
- le carburant
- l’entretien et le nettoyage du véhicule
- l’usure des pneus
- l’assurance auto
Le montant des indemnités dépend à la fois :
- du type de véhicule
- de sa puissance fiscale
- du nombre de kilomètres parcourus
Sachez que ces indemnités ne prennent pas en compte les frais de péages et de parking car ils sont remboursés au réel. Pour obtenir un remboursement, il est nécessaire d’établir une note de frais à part accompagnée des justificatifs.
Comment demander le remboursement des frais kilométriques ?
Comme pour toute note de frais, il est impossible d’obtenir un remboursement sans fournir certains justificatifs. Ces documents doivent impérativement mentionner :
- la date
- le motif du déplacement
- la distance parcourue, voire les adresses exactes de départ et d’arrivée Tous les salariés, quels que soient leur poste et leur ancienneté dans l’entreprise, sont éligibles au remboursement des frais kilométriques.
Barème d’indemnités kilométriques 2020
En fonction du type de véhicule utilisé, il existe différents barèmes. Il est possible d’obtenir un remboursement pour un déplacement effectué en voiture, mais aussi à moto ou en cyclomoteur. Puis depuis peu, les déplacements à vélo peuvent également faire l’objet d’une indemnisation.
Barème d’indemnités kilométriques 2019 pour l’utilisation d’une voiture
Kilométrage parcouru à titre professionnel
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 cv et moins | d x 0,456 | (d x 0,273) + 915 | d x 0,318 |
| 4 cv | d x 0,523 | (d x 0,294) + 1 147 | d x 0,352 |
| 5 cv | d x 0,548 | (d x 0,308) + 1 200 | d x 0,368 |
| 6 cv | d x 0,574 | (d x 0,323) + 1 256 | d x 0,386 |
| 7 cv et plus | d x 0,601 | (d x 0,34) + 1 301 | d x 0,405 |
Exemple de calcul : Si vous avez parcouru 1000 km à titre professionnel avec un véhicule de 6 CV, vous pouvez obtenir une déduction de 1000 x 0,574 = 574€
Barème d’indemnités pour l’utilisation d’un 2 roues
Kilométrage parcouru à titre professionnel avec un scooter de moins de 50 cm3
| Jusqu’à 2 000 km | De 2 001 à 5 000 km | Au-delà de 5 000 km |
|---|---|---|
| d x 0,272 | (d x 0,064) + 416 | d x 0,147 |
Exemple de calcul : Si vous avez parcouru 1000 km à titre professionnel avec un 2 roues de moins de 50 cm3, vous pouvez obtenir une déduction de 1000 x 0,272 = 272€
Kilométrage parcouru à titre professionnel avec un scooter ou une moto de plus de 50 cm3
| Moto | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| De 1 à 2 cv | d x 0,341 | (d x 0,085) + 768 | d x 0,213 |
| De 3 à 5 cv | d x 0,404 | (d x 0,071) + 999 | d x 0,237 |
| Plus de 5 cv | d x 0,523 | (d x 0,068) + 1 365 | d x 0,295 |
Les indemnités kilométriques pour les déplacements à vélo
Si vous aimez vous rendre au travail à vélo, depuis 2016, vous avez la possibilité de percevoir des indemnités kilométriques. Toutefois, cela n’est possible que si l’employeur a mis en place l’indemnité « IK vélo ».
Dans ce cas, qu’il s’agisse d’un vélo électrique ou non, le barème d’indemnités est de 0,25 €/kilomètre pour l’année 2019. L’IK vélo présente un avantage. Elle est également valable pour les trajets domicile-travail, mais uniquement si vous êtes en mesure de justifier de la nécessité de prendre votre vélo pour rejoindre l’entreprise, par exemple après avoir pris les transports en commun.
L’utilisation du barème kilométrique est presque inévitable en entreprise, d’autant plus si vos salariés se déplacent régulièrement. Entre les remboursements forfaitaires et ceux au réel, la gestion des notes de frais est une tâche fastidieuse et chronophage. Cependant, avec une solution complète adaptée telle que l’offre pro Anytime, il est possible d’optimiser le traitement des notes de frais pour gagner en efficacité au quotidien.
