Créer des devis, éditer des factures, ensuite envoyer ces documents, les classer... Toutes ces actions prennent du temps et, dans le monde des affaires, le temps c'est de l'argent. Vous pouvez saisir l'opportunité de changer de mode de gestion et profiter des outils mis à disposition en ligne pour optimiser votre facturation. Il en existe de nombreux, extrêmement performants, qui simplifient au maximum ce genre de tâche répétitive.
Focus sur l'éditeur de factures, cet outil qui facilite grandement le process de facturation de son organisation comptable. Mode d'emploi et avantages.
Qu’est-ce qu'un éditeur de factures ?
Un éditeur de factures est un logiciel qui permet d'améliorer sa gestion commerciale, comptable et financière. C'est un allié indispensable pour gagner du temps et limiter les erreurs humaines. Il édite les devis et factures, les transmet par voie dématérialisée, classe et archive les documents, et les intègre dans le système comptable. Et ceci n'est qu'une partie de ses fonctionnalités.
Analyse de l'activité commerciale, catalogue de produits, fichier clients, échéancier fournisseurs, relances automatiques... sont d'autres possibilités qu'offre un éditeur de factures pour piloter son entreprise au quotidien.
Le légendaire tableur Excel est dépassé. Il ne suffit plus pour gérer une comptabilité. Si une entreprise aspire à se développer, il est primordial pour elle de songer à s'équiper au minimum d'un éditeur de factures.
Les avantages d'un éditeur de factures
Gain de temps
Il est évident que le processus est plus rapide lorsqu'on utilise un facilitateur de facturation. Après l'avoir paramétré, tout se déroule automatiquement. Ensuite, il suffit simplement d'insérer manuellement les données spécifiques de chaque facture. Les sommes sont calculées sans risque d'erreur.
Transformation immédiate des documents
En quelques clics, le devis précédemment établi peut être transformé en bon de commande, en bon de livraison, puis en facture. Les mêmes éléments se retrouveront sur l'ensemble de ces documents commerciaux.
Respect de la législation
Les normes imposées par l'administration concernant la facturation sont strictes. Avec un logiciel, les mentions obligatoires sont respectées et les factures suivent un ordre chronologique, sans rupture dans la numérotation.
Facilité d'utilisation
Faciles à prendre en main, les logiciels en ligne ne demandent aucune expertise particulière. Les interfaces sont claires et intuitives. De plus, la plupart du temps, les entrepreneurs sont accompagnés par le service client pour la mise en route.
Accès à distance
Les données comptables peuvent être regroupées et synchronisées en ligne. Elles sont donc accessibles à tout moment, même en déplacement, depuis n'importe quel support numérique (smartphone, tablette...). Elles sont stockées sur des serveurs sécurisés, fonctionnant sur le Cloud.
Quand et comment mettre en place un éditeur de factures ?
Le meilleur moment pour mettre en place un éditeur de factures est la période de la clôture annuelle. En effet, il est préférable d'instaurer une nouvelle organisation en entamant un exercice plutôt que de le faire en cours d'année.
Bien choisir le logiciel adapté à ses besoins nécessite de faire quelques comparaisons. Tout va dépendre de la taille de l'entreprise, du nombre de factures émises, de la complexité de sa comptabilité et du budget. L'expert-comptable a également son avis à donner sur la question, car le logiciel doit être compatible avec celui utilisé en cabinet.
Il existe des outils de devis et factures spécialisés pour les entreprises de BTP, les micro-entreprises, les professions médicales... Des logiciels gratuits ou payants, à télécharger ou en ligne. Selon sa situation, il convient de faire la liste de ses exigences et de réfléchir aux contraintes de son métier.
Les étapes pour changer son organisation comptable
Une fois le logiciel choisi, il faut procéder par étape :
- Profiter de l'occasion pour mettre à jour vos fichiers et supprimer tout ce qui est inutile ;
- Effectuer une sauvegarde de l'ensemble de vos données afin d'éviter leur perte lors du transfert, les enregistrer de préférence sur un disque dur externe ;
- Paramétrer votre éditeur de factures,
- Former le personnel chargé de la comptabilité,
- Commencer la saisie manuelle.