Depuis l'avènement d'internet et des réseaux sociaux, qui ont amplifié le phénomène, nous vivons plus que jamais dans une société de communication. À notre époque, nous communiquons à tout moment et n'importe où. Nous commentons, « likons », partageons un nombre infini d'informations. C'est dire si la communication est aujourd'hui une composante essentielle d'un projet. Il a d'ailleurs été prouvé que les organismes qui communiquent efficacement obtiennent de meilleures performances. Tout comme la gestion d'un projet suit une méthode, les actions de communication sont elles aussi structurées pour être en phase avec le projet. C'est grâce au plan de communication qu'une entreprise va pouvoir organiser sa stratégie de communication, étape par étape. Vous allez découvrir dans cet article, comment élaborer un plan de communication réussi. À vous de l'adapter selon l'ampleur de votre projet, de votre budget et du temps dont vous disposez.
Les quatre phases d'un projet
- L'initialisation : vous allez commencer par exposer les idées, construire un processus de mise en œuvre, estimer les coûts, les délais, les besoins humains...
- La planification : elle permet d'éviter l'improvisation qui peut s'avérer désastreuse. Les risques sont calculés, les ressources ajustées et les durées connues. Toute la logique du projet est détaillée point par point.
- L'exécution et le contrôle : tout au long du projet, un contrôle doit être fait pour vérifier en continu si l'exécution se déroule selon les prévisions. Dans le cas contraire, vous ne devrez pas hésiter à remodeler certains éléments, voire planifier à nouveau.
- La finalisation : c'est le moment d'évaluer les résultats.
Comment créer un plan de communication ?
Le plan de communication est un document qui permet de garantir une cohérence entre toutes les actions. L'idéal est de l'intégrer dès le départ, car il va guider vos décisions au démarrage, puis d'avancer en même temps que le projet pour éventuellement changer de méthode selon les résultats obtenus.
Procédez par étapes.
1. Définir un objectif
Le contenu de votre communication doit répondre à la question : « quel est le message que je veux faire passer ? ». Après avoir déterminé votre cible, souhaitez-vous avoir un impact sur sa connaissance, son comportement, sa perception ? Souhaitez-vous promouvoir un produit, mettre en évidence un service ? Informer, sensibiliser ? Enfin, votre message est-il approprié, opportun par rapport à cela ? Un bon message doit provoquer un changement d'attitude de la part du public.
2. Identifier sa cible
Il est primordial de savoir quel style de prospects vous désirez viser. Si votre cible n'est pas clairement définie, vous risquez de perdre beaucoup de temps et d'argent en essayant de convaincre un public que vous n'intéressez pas. S'adresser à tout le monde, c'est ne s'adresser à personne.
Une fois la ou les cibles identifiées, il faut en apprendre davantage sur leurs besoins et attentes. Ainsi, vos actions pourront être ajustées. À chaque cible correspondent une approche et un style de communication distincts.
3. Analyser le marché
Pour être efficace, il faut arriver à se différencier de la concurrence. Avant t'entamer toute action, il est bon d'examiner les forces et faiblesses de ses concurrents, d'analyser le contexte dans lequel votre entreprise évolue. Pour ne pas faire comme tout le monde ou commettre les mêmes erreurs que certains, une étude rapide du marché environnant n'est pas à négliger.
4. Budgéter
Évidemment, tout est question de budget. Fixez dès le départ la somme que vous envisagez d'allouer à la communication afin de faire les choix les plus appropriés. Cela ne sert à rien de tirer des plans sur la comète si, finalement, votre entreprise ne peut se permettre telle ou telle dépense.
5. Choisir les moyens de communication
Trop souvent, par souci d'économie, la communication se résume à envoyer un mail ou à réaliser des flyers ou une brochure.
Il convient d'employer les bons canaux, ceux qui sont les mieux placés pour atteindre le groupe cible. Les canaux de communication influencent la manière de faire passer un message. On ne rédige pas un mail comme un post, par exemple.
Réseaux sociaux, radio, mailing, communiqué de presse, publicité Google, distribution de prospectus, affiches... tous les moyens de communication sont envisageables.
6. Élaborer une stratégie
Donnez un thème à votre campagne de communication. Gardez le même axe pendant toute la durée du projet : les mêmes couleurs, le même slogan, le même ton... Soyez cohérent.
Dressez la liste de toutes les actions à mettre en place selon un calendrier bien réfléchi. Déterminez comment, quand et à qui vous allez délivrer votre message. Vous avez maintenant toutes les cartes en main.
7. Utiliser des outils de planification
Après avoir élaboré votre stratégie et pour bien structurer les différentes actions de communication envisagées, vous pouvez utiliser des outils de planification.
Combin, Combin Scheduler ou CoSchedule, par exemple, disposent, en ligne, de fonctionnalités permettant de programmer des posts et des stories Instagram ainsi qu'à planifier les contenus.
Le diagramme de Gantt, à réaliser soi-même, sert à montrer l'état d'avancement des tâches (le nombre de tâches, le début, la fin et la durée de chacune, les ressources impliquées...).
Le tableau Kanban, à créer ou à utiliser via l'outil trello en ligne, peut gérer l'élaboration du plan de communication de manière très fluide grâce à un système de listes et de cartes.
8. Étudier les résultats
Dressez le bilan après chaque action et réadaptez si besoin. En tirant des conclusions, vous apprendrez à affiner votre plan et à parfaire vos actions.