La plupart des associations à but non lucratif ne sont pas tenues de fournir un budget prévisionnel, sauf si cela est prévu dans leurs statuts.
En revanche, certaines d'entre elles, comme les associations reconnues d’utilité publique, bénéficiaires d’un agrément spécifique, gérant des établissements du secteur sanitaire, médico-social et social… sont soumises à des obligations comptables, dont l'élaboration et la fourniture d’un bilan prévisionnel solide.
Enfin, une association qui souhaite faire appel à un financement public sous la forme d’une subvention doit être en mesure de présenter ce document.
Voici les bonnes pratiques à connaître qui vous éclaireront sur le sujet.
Quelles sont les contraintes de gestion des associations à but non lucratif ?
La loi 1901, qui régit les associations à but non lucratif, a mis fin au régime restrictif et d’interdiction préventive de la loi « Le chapelier » de 1854, en apportant à tout citoyen le droit de s’associer sans aucune autorisation.
Elle concerne toutes les associations ayant leur siège social en France, sauf celles qui sont implantées en Alsace-Moselle et qui bénéficient du régime concordataire datant de 1802. Ainsi, dans son article 1er, la loi 1901 dispose qu’une association est considérée « comme une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ».
Toutefois, la loi de 1901 n’interdit pas aux associations d’avoir des activités lucratives qui lui permettent de réaliser des bénéfices, mais elles n’ont pas le droit de les distribuer. Ces sommes doivent être intégrées dans la trésorerie de l’association. Elles sont souvent employées pour couvrir une partie de ses besoins financiers.
L’utilité d’un budget prévisionnel pour une association
En préparant chaque année son budget prévisionnel, l’association peut ainsi s’assurer de l’équilibre de ses comptes. Généralement, c’est le trésorier qui est le plus à même d’élaborer ce document, car il a accès à toutes les informations concernant les recettes et les dépenses de l’association.
En effet, une association à but non lucratif, tout comme n’importe quelle entreprise, nécessite une bonne gestion de ses frais. En regroupant sur un même document les recettes et les dépenses prévues pour l’année à venir, catégorie par catégorie, le trésorier peut suivre régulièrement l’évolution du budget prévu par rapport à la réalité, et s’assurer que les dépenses sont toujours couvertes par les recettes. S’il constate une certaine dérive, il peut en avertir les dirigeants afin qu’ils prennent, le plus rapidement possible, les mesures nécessaires pour y faire face.
Quelles sont les informations qui figurent dans un budget prévisionnel d’association ?
Elles peuvent être différentes d’une association à l’autre, sachant que certains postes sont toujours présents.
Les recettes
Elles proviennent :
- des cotisations des adhérents (leur montant est en principe fixé dans les statuts ; il peut être le même pour tous les membres ou varier suivant certains critères, comme l’âge par exemple) ;
- des dons manuels ;
- des manifestations de soutien (lotos, brocantes, loteries…) dans la limite de 6 par an ;
- des buvettes au sein d’une manifestation organisée par l’association elle-même dans la limite de 5 événements par an ;
- des ventes de produits (pour que ces recettes soient exonérées du paiement d’impôts commerciaux, la gestion de l’association doit être désintéressée, l’activité doit représenter une part marginale de son budget et ne pas faire concurrence au secteur privé).
Enfin, certaines associations peuvent faire une demande de subvention si leur activité apporte un bénéfice au territoire de la collectivité qu’elle sollicite. L’obtention d’une subvention entraîne l’obligation de présenter un budget prévisionnel et de justifier de l’utilisation des fonds.
Les dépenses
Les principaux postes à prévoir sont :
- le loyer des locaux plus l’assurance ;
- les frais d’électricité et de gaz, les abonnements pour le téléphone et internet ;
- les fournitures de bureau ;
- les frais d’affranchissement, de transport, de réception ;
- les frais divers.
Il convient d’ajouter un poste pour les frais exceptionnels ; il peut s’élever à environ 5 % du montant global des dépenses.
Sous quelle forme doit-on présenter le budget prévisionnel d’une association ?
La mise en œuvre d’un budget prévisionnel facultatif n’est pas soumise à un formalisme particulier. Cependant, il est recommandé de recourir à un support dématérialisé. Un tableur est parfaitement adapté pour la création et l’exploitation de ce type de document. Il permet de bénéficier de formules de calcul automatique et de créer un modèle qui pourra être réutilisé chaque année et modifié si cela est nécessaire.
Le budget prévisionnel doit répondre aux principes de sincérité et de transparence. De manière habituelle, ce document est joint aux rapports annuels qui sont présentés par les dirigeants de l’association à l’ensemble des membres réunis à l’occasion de l’assemblée générale.