Chaque année, les élus du CSE fixent deux budgets : un budget de fonctionnement appelé aussi budget AEP (Attributions Économiques et Professionnelles) et un budget social dit budget ASC (Activités Sociales et Culturelles). Ces deux budgets ont des finalités distinctes. Des fonds alloués au fonctionnement ne peuvent en aucun cas financer un projet social et vice versa. Cet acte constitue même un délit pénal passible de sanctions. C'est la raison pour laquelle il faut être particulièrement vigilant sur l'utilisation de chaque budget et savoir quelles dépenses sont permises ou non.
Le montant du budget AEP est précis. Le calcul se fait en pourcentage de la masse salariale, qui diffère selon la taille de l'entreprise. Quant au budget ASC, l'employeur n'a pas vraiment d'obligation légale en la matière.
Les sommes versées sont donc variables et la question se pose aux élus : comment maîtriser et optimiser la gestion des dépenses du CSE pour améliorer le pouvoir d'achat des salariés et développer des activités sociales et culturelles intéressantes ?
Distinguer les budgets AEP et ASC
Le budget de fonctionnement, comme son nom l'indique, permet au CSE de fonctionner.
Le Code du travail donne une liste de dépenses admises :
- La formation des élus (frais de formation, de déplacement, d'hébergement, de repas...),
- La documentation technique (abonnements juridiques, revues spécialisées...),
- Les rémunérations et les charges des salariés du CSE,
- Les honoraires (avocat, experts-comptables, frais de rédaction des réunions...),
- Les consommables (fournitures de bureau, affranchissement...),
- Le petit matériel (ordinateurs, imprimantes...),
- Les campagnes d'information pour les salariés (sondages, plaquettes...).
Le budget des Activités Sociales et Culturelles vise principalement à améliorer les conditions de travail des salariés. Pour faire la différence entre les deux budgets, il faut toujours se demander si le produit ou le service profite bien aux salariés. Si la réponse est oui, on peut imputer cette dépense aux œuvres sociales.
La gestion des dépenses d'un CSE est complexe. Il y a cependant quelques solutions pour l'optimiser.
Établir un calendrier de dépenses
Les dépenses et les orientations budgétaires sont soumises au vote des représentants du personnel lors de réunions plénières. Établir un calendrier des dépenses prévues pour le CSE en début d'année, dès le budget fixé, permet d'atteindre ses objectifs en toute confiance.
Chiffrer au plus près les frais fixes de fonctionnement, lister et planifier les différentes actions envisagées en évaluant leur coût sont les moyens les plus efficaces pour tenir ses engagements et ne pas se retrouver à court de fonds.
Utiliser des outils de gestion des dépenses
Les outils de gestion des dépenses sont simples et faciles d'utilisation. Ils offrent l'énorme avantage d'automatiser différentes tâches facilitant ainsi la comptabilité et la gestion administrative et financière.
Parmi les fonctions qu'ils proposent :
- La récupération automatique des factures et des transactions bancaires et leur synchronisation,
- La dématérialisation et la centralisation des documents comme les notes de frais par exemple, le suivi des dépenses en temps réel…
Établir des procédures de contrôle des dépenses
Afin de s'assurer que les dépenses sont justifiées et conformes aux objectifs du CSE, les responsables doivent mettre en place une procédure de contrôle.
Étant donné qu'il n'existe pas vraiment une liste claire de ce que les élus ont le droit de faire ou de ne pas faire comme dépenses, il est parfois difficile de savoir s'il s'agit d'une dépense liée au budget de fonctionnement ou au budget ASC. Rappelons qu'il est strictement interdit de prendre une partie du budget social pour l'utiliser dans le cadre de dépenses de fonctionnement et inversement.
Évaluer régulièrement les dépenses
Un point régulier sur les dépenses engagées permet de vérifier si on est sur la bonne voie. Lorsque l'évaluation est effectuée de manière rigoureuse et efficace, elle aide les responsables à faire les bons choix, à rectifier le tir si nécessaire.
En fin d'année, il est intéressant d'analyser la différence entre le prévisionnel et le réel. En fonction de ce constat, des réajustements peuvent être prévus pour l'année suivante.