La souscription de services sous la forme d’abonnement est devenue le mode de fonctionnement le plus courant. Ne nécessitant pas de gros investissements au départ, cette méthode permet d’obtenir un service de qualité sans impacter la trésorerie de l’entreprise. Cependant, de nombreuses sociétés ont tendance à souscrire à de multiples abonnements, sans penser à résilier ceux qui sont devenus inutiles. Le cumul de ces « petites » sommes peut finalement atteindre un montant non négligeable. Comment gérer au mieux vos abonnements ?
Qu’est-ce qu’un abonnement ?
Lorsque l’on parle d’abonnements, cela ne concerne pas l’électricité ou le téléphone, mais les divers produits et services informatiques utilisés ou non par l’entreprise. Ces produits que l’on appelle SaaS (Software as a service), sont généralement adoptés par les sociétés en lieu et place de logiciels avec acquisition de licences qui nécessitent un budget plus important et de plus grandes compétences en informatique.
Logiciel de comptabilité, suite bureautique, correction d’orthographe, antivirus, SERP, etc. Les produits disponibles en SaaS sont nombreux et il en apparaît régulièrement de nouveaux. C’est pourquoi les entreprises se retrouvent souvent avec des logiciels qui font double emploi et à payer deux fois pour le même service.
Comment résilier un abonnement SaaS non utilisé ?
Contrairement aux contrats d’assurance ou de téléphonie, il n’existe pas de cadre légal spécifique concernant la résiliation d’un abonnement SaaS. Chaque prestataire de logiciel dispose de ses propres CGV (Conditions Générales de Vente) dans lesquelles sont stipulées les clauses de résiliation.
Un abonnement peut généralement être résilié à tout moment. Néanmoins, certaines compagnies prévoient un délai de un à plusieurs mois pour suspendre définitivement le service et donc le paiement. D’autres prestataires imposent qu’une partie, voire la totalité des échéances restantes soient payées avant la date anniversaire du contrat, surtout s’il s’agit d’un abonnement de faible ancienneté.
Peut également être intégrée au contrat une clause de résiliation automatique en cas de baisse de service fourni par le prestataire. Il vous faut alors envoyer une mise en demeure par lettre recommandée stipulant clairement les points sur lesquels intervient la baisse de service. Si le prestataire ne peut vous offrir une solution, il doit résilier le contrat, le plus souvent sans appliquer de pénalités.
Quoi qu’il en soit, si l’un des abonnements souscrits ne sert plus à votre entreprise ou ne répond plus à vos attentes, la première chose à faire est de consulter les CGV et, le cas échéant, de prendre contact avec le prestataire de service. Celui-ci pourra alors vous conseiller d’autres produits qui peuvent répondre à vos nouveaux besoins ou vous informer sur les modalités de résiliation.
Comment optimiser la gestion des abonnements au sein de l’entreprise ?
Plus les abonnements sont nombreux, plus il devient compliqué de les gérer sans rendre l’opération chronophage. Il existe pourtant des solutions pour rendre cette gestion plus claire et simple pour chacun.
01. Paiement simplifié avec une carte virtuelle
La carte bancaire virtuelle est une carte bancaire nouvelle génération. Elle se présente sous la forme d’un numéro de carte unique à 16 chiffres, d’une date de validité au format MM/AA et d’un cryptogramme à 3 chiffres. Ces informations sont généralement communiquées à l’utilisateur par SMS, email ou par le biais d’une application spécifique.
Ce type de carte de paiement est particulièrement conçu pour le règlement d’achat à distance. Dans le cadre de la gestion d’un abonnement, il s’agit de générer une carte virtuelle à usage répété. Après avoir renseigné le montant de l’abonnement, une carte bancaire virtuelle spécifiquement rattachée à cette transaction récurrente est générée. Les données de cette carte de paiement ne peuvent pas être utilisées pour régler d’autres achats.
Bonus : la carte étant rattachée spécifiquement à l’achat, le suivi des dépenses est plus simple
02. Plus de factures manquantes avec la récupération automatique
L’une des principales difficultés dans la gestion des abonnements demeure également dans la récupération des factures associées. En effet, pour ce type d’abonnements, les factures sont le plus souvent rendues disponibles sur un espace privé. S’il faut toutes les télécharger, le temps passé à réaliser cette tâche peut finir par être conséquent. Au final, elles sont laissées de côté.
En utilisant un système complet tel que l’offre pro Anytime qui comprend un compte sans banque, des cartes prépayées matérielles et virtuelles ainsi qu’une application de gestion, la récupération des factures est simplifiée. En effet, elle se fait automatiquement et la facture générée pour chaque paiement est rattachée d’office à la transaction correspondante. Une solution qui simplifie la tâche de chacun et vous permet d’être dans les règles tout en vous faisant gagner du temps.
Autre atout de l’utilisation de l’application, vous avez la possibilité de modifier le montant de la carte virtuelle si le montant de l’abonnement évolue. En revanche, le prestataire de service ne pourra pas décider de vous prélever plus sans vous en tenir informé puisque la carte est générée pour un montant précis. Vous évitez donc les mauvaises surprises ! De même, si vous souhaitez résilier ou suspendre contrat, vous pouvez interrompre le paiement en quelques clics.
Si les logiciels en SaaS sont parfaits pour rester dans l’air du temps en bénéficiant constamment des dernières mises à jour et des logiciels les plus performants, leur gestion peut vite se rapprocher du casse-tête. C’est pourquoi Anytime, propose des solutions de gestion simplifiées pour les entreprises. Que vous soyez une startup pleine d’ambition ou une entreprise de plusieurs centaines de salariés, il ne fait aucun doute que chaque acteur financier
