En France, les colonies de vacances, également désignées sous l'appellation officielle de dispositifs d'accueil collectif de mineurs (ACM), et plus récemment nommées séjours de vacances, sont proposées par des organismes agréés et soumis à des contrôles réguliers. L'équipe d'animateurs socioculturels est rigoureusement sélectionnée, tandis que la direction est confiée à un directeur ou une directrice, détenteur du BAFD. C'est à cette personne qu'incombe la responsabilité de manager le personnel, de veiller à la conformité aux nombreuses normes, ainsi que de gérer de manière efficiente le budget qui lui est alloué.
Si vous êtes responsable d'une colonie de vacances, cet article est d'un grand intérêt, car il vous apportera des informations et conseils précieux sur la façon de maîtriser efficacement les dépenses et frais de vos animateurs mentionnés dans le cahier du directeur.
Les dépenses des colonies de vacances
Le prix demandé aux parents dépend de plusieurs facteurs.
- L'hébergement, que ce soit un terrain de camping ou un centre d'hébergement, entraîne des coûts différents.
- Il y a les repas, comprenant le petit-déjeuner, le déjeuner, le goûter et le dîner, pour lesquels le responsable établit un budget global d'alimentation pour la durée du séjour.
- Le coût est également influencé par le matériel utilisé, que ce soit du matériel pédagogique, des ballons, du matériel audio ou des jeux de société. Plus le matériel est sophistiqué, plus le prix sera élevé.
- Les activités, qu'elles soient proposées sur place ou ailleurs, telles que parcours d'accrobranche, parc aquatique, escalade, sortie en bateau ou canoë, entraînent des dépenses supplémentaires comme les tickets d'entrée, les frais de location et de transport.
En fonction de tous ces critères, le budget que vous devrez gérer sera plus ou moins important.
Les outils à utiliser
Pour faciliter votre travail, il existe des logiciels de gestion de séjours de vacances qui vous simplifieront la vie.
Ces solutions offrent plusieurs fonctionnalités permettant de gérer efficacement :
- Les activités, en les organisant par groupe d'enfants, par jour et par animateur, ainsi que les activités contractuelles.
- Les fiches individuelles de chaque enfant, incluant des informations telles que le régime alimentaire, le dossier médical, l'argent de poche et le placement en chambre.
- Les animateurs, en prenant en compte leur repos hebdomadaire, les contrats de travail et les CV.
- Les documents obligatoires tels que le registre du personnel et le registre des enfants.
- Les stocks pour une meilleure gestion des ressources.
- Les fournisseurs, avec la possibilité de passer des commandes et suivre les livraisons.
- Les autres achats et frais associés au séjour répertoriés dans le cahier du directeur.
Pour une meilleure gestion des dépenses, les comptes en ligne vous offrent un soutien précieux. Vous pouvez ainsi autoriser vos animateurs à utiliser une carte de paiement avec des limites personnalisables pour leurs petits achats. Grâce à cela, vous suivez en temps réel toutes les dépenses, en sachant qui a dépensé quoi et quand.
Anytime nous a permis de mettre en place une flotte de cartes très importante pour nos encadrants et professeurs qui partent à l’étranger. Ce que nous apprécions le plus, c’est la flexibilité, la facilité, la traçabilité et la sécurité de la solution, décrit dans une interview TomBrowne, DGA Go and Live Group, spécialiste des voyages scolaires et séjours pour enfants, adolescents et étudiants.
Pour satisfaire les exigences comptables, chaque dépense doit être justifiée par un document officiel tel qu'une facture, un ticket de caisse, un reçu ou une note de frais. Les comptes en ligne intègrent un outil pratique qui permet à vos animateurs de joindre instantanément une photo ou un scan du justificatif, simplifiant ainsi le processus.
Avec un compte en ligne, votre organisme de gestion de colonies de vacances bénéficie de deux avantages indéniables :
- Une meilleure maîtrise du budget
- Un gain de temps considérable.
Maîtrise du budget
Pour faciliter la gestion des dépenses de vos animateurs, vous pouvez préallouer une certaine somme sur leur carte bancaire professionnelle. Ils pourront ainsi l'utiliser pour effectuer des retraits aux distributeurs, régler des achats en ligne ou en magasin, et payer les entrées des parcs d'attractions, musées ou tout autre lieu visité avec les enfants.
Avec le compte en ligne choisi, les transactions internationales ne génèrent pas de frais supplémentaires. De plus, en cas de perte ou de vol, des assurances cartes offrant une protection renforcée pour les voyages sont également incluses.
Gain de temps
Les dépenses, inscrites dans le cahier du directeur, sont minutieusement classées par catégorie, offrant à l'organisateur une vue d'ensemble instantanée des frais engagés au quotidien, sans nécessiter de recherches fastidieuses ni de calculs laborieux.
Avec la transmission numérique des justificatifs, les soucis de récupération et de classement sont éliminés, les relances deviennent inutiles et les pertes de tickets deviennent rares. Désormais, la carte bancaire nominative permet d'éviter les tracas liés aux remboursements et à la gestion des notes de frais.