D’un point de vue comptable, certaines associations sont tenues aux mêmes obligations qu'une entreprise, impliquant la tenue d’une comptabilité complète et la présentation des comptes annuels. Le bilan, composant essentiel de ces comptes, reflète le patrimoine de votre association à un moment précis, fournissant une évaluation de sa santé financière.
Habituellement établi à la fin de l'exercice comptable annuel, le contenu du bilan d'une association, qui reçoit des subventions ou réalise un chiffre d'affaires significatif, est examiné attentivement par l'administration, les établissements financiers, les donateurs, ainsi que les dirigeants et membres de l'association.
Si votre association est soumise aux obligations comptables en vertu du règlement n°99-01 adopté le 16 février 1999 par le Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations, nous détaillons dans cet article le contenu du bilan, l’actif et le passif, pour en comprendre son importance.
Les deux composantes essentielles du bilan
Le bilan, un document comptable préparé à la fin de chaque exercice, généralement après un an d'activité, s'accompagne du compte de résultat et des annexes.
Il se présente sous la forme d'un tableau à deux colonnes : l'actif à gauche et le passif à droite. Ce tableau récapitule d'un côté les actifs de votre association, tels que les liquidités en banque et en caisse, ainsi que les cotisations dues par vos adhérents. De l'autre côté, il présente les dettes envers vos fournisseurs et autres partenaires financiers.
Quels éléments figurent à l'actif du bilan ?
Selon le plan comptable associatif, l'actif est constitué des :
- Immobilisations corporelles : terrains, constructions, matériels, outillages...
- Immobilisations incorporelles : concessions, brevets...
- Immobilisations financières : prêts, amortissements…
Ces éléments forment l'actif immobilisé, représentant les biens durables détenus par votre association et nécessaires à son fonctionnement.
Si votre association ne détient aucun actif immobilisé, les colonnes correspondantes afficheront des valeurs nulles. Cette absence d'actif immobilisé ne constitue pas nécessairement une lacune, car vous pouvez choisir d'adopter une structure légère, en évitant les investissements au profit de la location ou du crédit-bail. Cette approche peut s'avérer judicieuse en fonction du type d'association et de ses perspectives à long terme.
- Stocks : les biens que vous produisez ou revendez pour vous financer ;
- Créances des adhérents, donateurs… ;
- Espèces en caisse ;
- Sommes en banque ;
- Placements à court terme.
Ces éléments constituent l'actif circulant, regroupant les éléments fluctuants du patrimoine, ceux qui ne restent pas durablement dans l'association.
Pour figurer à l'actif d'un bilan et ne pas être considéré comme une charge, un élément doit réunir plusieurs critères :
- Le coût doit être supérieur à 500 € HT
- Il doit être identifiable et évalué de façon fiable
- Il doit rester durablement dans la structure et lui procurer des avantages.
Prenons l'exemple d'une association sportive qui achète du matériel sportif d'une valeur de 3 000 € en payant comptant. Il s'agit clairement d'une immobilisation, car il s'agit d'un bien acquis sans recourir à un emprunt, documenté par une facture dont le montant est connu (plus de 500 € HT), et destiné à demeurer au sein de l'association, augmentant ainsi la valeur de son actif.
Que comprend le passif du bilan ?
Le passif du bilan correspond aux moyens qu'utilise votre association pour financer ses actifs.
On y trouve :
- Les fonds propres ou apports : il s’agit de fonds ou de biens mis à disposition de l'association par les tiers ;
- Les réserves : ce terme désigne le cumul des bénéfices antérieurs. En effet, comme aucune partie du bénéfice n'est redistribuée aux membres lorsque l'association est bénéficiaire, l'assemblée générale décide de transférer ces sommes, soit en réserve, soit en report à nouveau.
- Le report à nouveau : sommes non affectés en réserve ;
- Le résultat de l'année : il peut aussi être déficitaire et figurera dans ce cas, l'année suivante, en report à nouveau ;
- Les subventions d'investissement ;
- Les provisions pour risques et charges ;
- Les subventions ou dons ;
- Les dettes à court terme : elles englobent les emprunts, impôts, cotisations sociales, découverts bancaires et factures fournisseurs impayées.
Les ressources ainsi constituées permettent à l'association de commencer à exercer son activité. Elles assurent son fonctionnement et financent son développement. En tant que dirigeant, vous avez cependant intérêt à ce que le montant de vos dettes reste raisonnable au risque de vous retrouver en difficulté financière.
Le passif est placé parallèlement à l'actif dans le bilan. Ces deux éléments sont étroitement liés. L'un sert à identifier la provenance de l'argent, l'autre permet d'informer sur sa destination ou son utilisation. De ce fait, l'actif et le passif totalisent un montant identique.