Pour anticiper et être certaine de disposer en permanence des fonds suffisants pour faire face à ses dépenses, une petite association doit gérer au plus près les flux de sa trésorerie. Cela lui permet en plus d’avoir tous les éléments chiffrés à portée de main au moment de prendre une décision d’investir par exemple.
La tenue des comptes d’une petite association peut s'effectuer très rapidement, car il existe à présent de nombreux outils pour y parvenir efficacement. Voici nos conseils pour une gestion saine et transparente.
À quoi correspond la trésorerie d’une petite association ?
La trésorerie est une notion comptable qui recouvre la totalité des sommes qui sont disponibles dans la caisse de l’association et sur son compte bancaire. Une trésorerie est considérée comme saine à partir du moment où l’association est en permanence en mesure de payer les frais qu’elle a inclus dans son budget prévisionnel (loyer, charges et frais divers). Dans le cas contraire et, si elle vient à manquer de fonds, elle sera tenue de réduire son activité, ce qui peut l’amener à y mettre fin à court terme.
Comment gérer au mieux la trésorerie d’une petite association ?
Les documents indispensables
La gestion de trésorerie d’une petite association doit se faire à l’aide :
- du budget prévisionnel établi chaque année qui est un outil de planification financière, dont l’objectif est de vous permettre d’identifier les ressources disponibles et les besoins ;
- du plan de trésorerie prévisionnel qui est un outil de gestion pour la prévision des flux financiers à venir tout au long de l’année.
Ces deux documents sont essentiels pour suivre, au plus près, la variation de votre trésorerie.
Comment utiliser un budget prévisionnel et un plan prévisionnel de trésorerie ?
Un budget prévisionnel doit être transparent et honnête. Cela signifie qu’il doit être établi au plus près de la vérité en tenant compte des recettes raisonnablement envisageables et des dépenses incontournables auxquelles il est courant d’ajouter un montant d’environ 5 % du total en prévision de frais exceptionnels.
Un plan prévisionnel de trésorerie doit comporter pour chaque mois le montant des recettes et des dépenses attendu. Par la suite, vous devez alimenter ce plan en reportant, très régulièrement, les montants exacts des flux de votre trésorerie. Vous pourrez ainsi vérifier que vos prévisions, tant du point de vue des encaissements que des décaissements, sont bien respectées. Si vous constatez une dérive importante avec la réalité, vous devrez ajuster votre prochain budget prévisionnel.
Les outils à utiliser par une petite association pour la gestion de sa trésorerie
La comptabilité de trésorerie consiste à suivre le flux de trésorerie. Il s’agit donc d’enregistrer les recettes et les dépenses de manière chronologique, les créances et les dettes n’étant pas comptabilisées.
Ce type de comptabilité est parfaitement adapté pour une petite association, soit sous la forme :
- d’un livre journal unique ;
- d’un livre journal pour la banque et un autre pour la caisse ;
- d’un livre journal pour les recettes et un autre pour les dépenses.
La tenue de ces livres peut se réaliser soit sur des cahiers, soit en utilisant un tableur informatique, soit à l’aide d’un logiciel de gestion de trésorerie.
Les cahiers
Cette méthode peut s’avérer suffisante si les flux de trésorerie de l’association sont peu significatifs.
La comptabilité de trésorerie est alors tenue de manière manuscrite sur un simple cahier. En bas de chaque page figurent les totaux des colonnes et les soldes à reporter sur la page suivante.
Bon à savoir : les petites associations font souvent l’usage d’une caisse pour les achats d’un montant peu élevé. Les opérations de caisse doivent alors faire l’objet d’une comptabilité distincte. Si elles sont nombreuses, il y a lieu de tenir un cahier de caisse, sinon elles peuvent faire l’objet d’un simple récapitulatif en fin d’année.
Le tableur informatique
Cet outil est généralement suffisant pour la gestion de la trésorerie d’une petite association. Il permet de faire figurer, sur la même feuille de calcul, les recettes et les dépenses et le mode de sortie ou d’entrée (caisse ou banque).
Les calculs se font automatiquement et à la fin de chaque mois, vous obtenez les soldes (caisse et banque) et le résultat net, soit les recettes moins les dépenses.
Le logiciel de gestion de trésorerie
Ce type d’outil est surtout adapté pour les associations qui ont des flux de trésorerie assez importants (subvention, dons, prêts bancaires…) et des contraintes administratives et comptables.
Bon à savoir : une petite association peut aussi profiter de tous les avantages d’un logiciel de gestion de trésorerie en ouvrant simplement un compte en ligne spécial association. Cela lui permet de disposer d’une carte bancaire et d’outils de comptabilité pour sa gestion financière, ce qui évite les erreurs de retranscription et représente un réel gain de temps.