Vous venez d'être élu au comité social et économique de votre entreprise et vous n'avez jamais exercé cette mission ? Dans cet article, retrouvez les meilleurs conseils pour gérer cette nouvelle responsabilité et des idées d'outils pour faciliter la gestion des budgets du CSE.
La gestion des budgets du comité social et économique (CSE) est une responsabilité essentielle de votre rôle d'élu du CSE, et sur laquelle vous allez avoir des comptes à rendre, au sens propre comme au sens figuré ! Cependant, cela peut représenter un défi pour de nombreux membres du CSE qui ne possèdent pas nécessairement des compétences financières approfondies. Passons en revue quelques conseils simples pour vous aider à gérer au mieux vos budgets et à vous assurez d'être en ligne avec les obligations que la loi vous impose dans cette nouvelle mission d'élu du CSE.
Comprendre la nature des budgets du CSE
La gestion des budgets du CSE est très spécifique. Vous avez à votre charge la gestion d'un budget de fonctionnement et d'un budget œuvres sociales, et tous deux doivent être utilisés de manière très spécifique et contrôlés sous peine de sanction.
Pour rappel, des obligations légales sont liées à la gestion financière du CSE. L’une des plus importantes est de s’assurer de la séparation des 2 budgets : chacun d’eux est autonome, ce qui signifie qu’ils doivent chacun être hébergés sur un compte distinct. De plus, il est nécessaire de tenir une comptabilité (d’engagement ou de recettes-dépenses) et d’établir un compte rendu annuel de la gestion financière du CSE. Ce dernier devra, d’ailleurs, être porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage obligatoire.
Le budget de fonctionnement doit être utilisé pour permettre au CSE de fonctionner
correctement (et uniquement à cela). Il comprend donc les dépenses liées :
- à la formation des membres du CSE,
- au matériel et aux frais de local CSE,
- aux honoraires experts comptables, avocats..,
- à la tenue des comptes CSE,
- à la communication CSE,
- aux frais de déplacement CSE.
Le budget d’œuvres sociales est dédié aux activités sociales et culturelles (ASC) comme les loisirs et autres avantages des salariés. Le montant versé est déterminé par l’employeur (qui est le seul décisionnaire). Il existe cependant une règle à respecter : le montant doit être au moins égal au budget de l’année précédente.
N’hésitez pas à vous renseigner plus en détail sur les obligations budgétaires du CSE.
Renseignez-vous sur les principes de base de la gestion financière
Pour bien gérer les budgets du CSE, nous vous recommandons de commencer par comprendre les principes de base de la gestion financière. Familiarisez-vous avec des concepts tels que les revenus, les dépenses, les budgets, les prévisions financières et la gestion des flux de trésorerie. Des ressources en ligne, des livres ou des formations spécifiques peuvent vous aider à acquérir les connaissances nécessaires. Pas de panique, il n'est pas forcément requis d'être un pur expert ; des connaissances de base suffiront dans un premier temps !
Établissez un budget réaliste
La création d'un budget réaliste est essentielle pour une gestion financière efficace mais aussi pour vous assurer d'utiliser vos budgets de la bonne manière, sans dépassement et conformément à la loi. Analysez les dépenses passés, identifiez les coûts fixes et variables, et prévoyez les dépenses futures. Assurez-vous d'allouer des ressources suffisantes à chaque poste de dépense, tout en gardant à l'esprit les objectifs et les priorités du CSE.
Effectuez un suivi régulier des dépenses
Le suivi régulier des dépenses est crucial pour éviter les dépassements budgétaires et, dans les cas les plus extrêmes, les sanctions.
Afin de vérifier que les budgets de fonctionnement et d’œuvres sociales sont bien respectées et que les dépenses sont bien suivies et comptabilisées, vous avez plusieurs solutions : optez pour un traitement manuel, qui peut être adapté en cas de flux très faibles, ou vous appuyer sur des logiciels ou des outils qui permettent de suivre en temps réel les dépenses, de centraliser vos factures, de payer vos fournisseurs de manière sécurisée avec des cartes virtuelles temporaires… Les comptes pro en ligne peuvent être adaptés car ils vous permettent, dans une même interface, d’avoir deux comptes distincts pour les budgets œuvres sociales et fonctionnement sans surcoût, et à un tarif 50% moins cher que les banques traditionnelles.
Priorisez les dépenses
Vos ressources financières sont encadrées, il est donc important de prioriser les dépenses du CSE pour éviter les mauvaises surprises. Identifiez les besoins essentiels de l'organisation, le financement des œuvres sociales pour les salariés par exemple, et concentrez les ressources sur ces aspects. Cela peut aussi inclure des dépenses liées à la formation des membres, à la santé et à la sécurité au travail, ou à d'autres priorités spécifiques à votre organisation.
Négociez avec les fournisseurs
La négociation avec les fournisseurs peut vous aider à réduire les coûts et à optimiser le budget du CSE. Recherchez des offres concurrentielles, comparez les prix et n'hésitez pas à demander des remises ou des avantages supplémentaires. Des solutions très pratiques comparant plusieurs fournisseurs existent déjà et peuvent vous faire gagner du temps, comme la plateforme Happypal, spécialisée dans le recensement de services utiles aux CSE.
Présentez régulièrement les comptes de manière claire et transparente
Une communication transparente est obligatoire dans votre mission de gestion du budget du CSE. Tenez les membres informés des décisions budgétaires prises, des contraintes financières et des résultats obtenus, et gardez également la Direction informée. Si vous avez mis en place un outil de gestion de vos frais, vous aurez plus de facilité à présenter tous les éléments justificatifs de l’utilisation des budgets, et pourrez traquer plus facilement les dépenses effectuées par les membres.
Encouragez la participation de tous les membres du CSE dans le processus de gestion budgétaire et sollicitez leurs idées et suggestions. Ce n’est pas le rôle unique du trésorier, même s’il en a la charge plus spécifiquement.
Et pour finir, formez-vous régulièrement
La gestion des budgets du CSE est un domaine en constante évolution. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez demander à votre employeur une formation pour prendre en main votre rôle, ou utiliser le budget de fonctionnement lorsque l’un des membres ressent le besoin de monter en compétences sur une expertise clé pour sa mission.