Votre association est tenue de conserver soigneusement ses documents selon des durées définies en fonction de leur importance et de leur nature juridique ou comptable. Il s'agit d'une pratique essentielle en vue d'assurer la bonne gouvernance et le suivi historique de votre organisation. Tour d'horizon des règles de gestion des archives associatives.
Les durées de conservation des documents
Tout comme une personne possède des documents d'identité, les associations doivent également disposer de documents essentiels pour leur reconnaissance légale. Cela inclut les statuts, les procès-verbaux et d'autres écrits qui, dès leur création, doivent être archivés au Journal officiel des associations et fondations d'entreprise, et conservés jusqu'à la dissolution de votre association.
Il est important de garder non seulement les statuts et les différentes versions du règlement intérieur, mais aussi tous les documents administratifs légaux accessibles au public, comme les récépissés de la préfecture et les publications officielles.
Depuis une réforme législative de juin 2008 sur la prescription civile, les délais de conservation ont été réduits : de 30 ans à 5 ans pour les affaires personnelles et mobilières, et de 10 ans à 5 ans pour les affaires commerciales. Toutefois, il est recommandé de suivre des délais de conservation plus longs pour assurer une protection juridique optimale.
Les documents suivants doivent être conservés à vie :
- les statuts de votre association,
- le règlement intérieur,
- le registre spécial,
- les récépissés de déclaration à la préfecture,
- les avis de publication au Journal officiel.
Les procès-verbaux de vos assemblées générales et des conseils, les rapports des commissaires aux comptes et les documents liés aux subventions doivent être conservés pendant 30 ans.
Vos contrats d'assurance et commerciaux ont des délais de conservation spécifiques, souvent liés à leur durée et aux risques couverts.
Pour en savoir plus sur ces obligations, il est conseillé de consulter des ressources dédiées, telles que celles portant sur le registre des délibérations, la gouvernance des associations et les modifications structurelles.
La gestion des documents comptables et fiscaux
La durée de conservation des archives comptables et fiscales dépend des règles en vigueur. La législation fiscale impose un minimum de 6 ans, tandis que le Code du commerce exige que les documents comptables soient conservés pendant 10 ans. Il est donc conseillé, par précaution, de respecter la durée la plus longue.
Les principaux documents comptables, tels que le journal, le grand-livre, l'inventaire, ainsi que les bilans et rapports de gestion, doivent être archivés durant dix ans. Cela inclut également toutes les pièces justificatives comme les factures, bulletins de paie et relevés bancaires.
Pour le journal des opérations bénévoles, la période de conservation est fixée à six ans.