Si vous n’avez pas mis en place de politique d’achat dès la création de votre entreprise, il est peut-être temps d’y songer. En effet, votre entreprise se développant, vous devez approvisionner des produits et/ou services en plus grande quantité, ce qui implique de mettre en place des règles quant à la gestion des achats. Ce sont ces règles qui vous permettront de garder le cap afin de gagner en productivité et rentabilité. Bien gérer la stratégie d’achat de votre entreprise contribue à la réussite de votre projet et à sa durabilité.
Politique d’achat, de quoi parle-t-on ?
La politique d’achat d’une entreprise consiste à établir les « orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnements, telles qu’elles sont formulées par la direction de l’organisme acheteur ». Il s’agit donc d’un moyen de guider le responsable des approvisionnements selon les objectifs et besoins de l’entreprise.
La politique d’achat doit donc répondre à un certain nombre d’impératifs et d’objectifs d’ordre opérationnel et organisationnel. Elle doit également prendre en compte les moyens financiers disponibles et leur répartition afin d’être viable. Pour ce faire, elle doit être établie selon les 3 axes suivants : + Apporter la meilleure solution possible face aux besoins d’achat de l’entreprise. Définir les besoins est une étape indispensable qui doit être complétée par un processus d’achat adapté. + Instaurer de bonnes relations avec les fournisseurs. Renforcer les relations en incluant les fournisseurs dans la stratégie d’achat offre de bonnes perspectives pour l’avenir de l’entreprise. + Adopter une politique d’achat innovante et responsable afin de s’ancrer dans une démarche durable.
Grâce à cette stratégie, le service achat peut ensuite sélectionner les leviers les plus appropriés pour répondre aux différents impératifs et besoins en fonction de l’évolution du marché des fournisseurs.
Établir une politique d’achat efficace
Analyser l’existant
Mettre en place une politique d’achat ne se fait pas du jour au lendemain. En effet, avant toute chose, il est essentiel de récolter certaines données, de les analyser pour en retirer les informations nécessaires.
Ainsi, il convient d’analyser tout d’abord des données internes, telles que l’historique des dépenses par fournisseur, voire par article. Ensuite, il est important de se renseigner sur le marché fournisseur et son évolution. Enfin, il est primordial de rechercher toutes les informations à propos du cadre légal régissant les échanges, certains secteurs d’activité étant plus concernés que d’autres par des restrictions ou déclarations spécifiques.
Établir un plan d’action concret et efficace
Après avoir analysé l’existant vient le temps de déterminer des objectifs quantifiables et mesurables. Vous veillerez également à préciser une date limite pour les atteindre. N’oubliez pas également de mettre en place les différents indicateurs qui vous permettront d’évaluer l’impact des changements mis en place.
Voici 4 étapes à respecter pour établir un plan d’action efficace sur la durée : 1. définir chaque action à organiser selon les objectifs recherchés 2. créer des outils adaptés pour suivre les résultats quotidiennement 3. répartir les tâches et responsabilités de chacun afin d’obtenir une efficacité optimale 4. informer les fournisseurs de la mise en place de cette nouvelle politique achat
Définir la déontologie des achats
Mettre en place une stratégie d’achat efficace signifie également déterminer la déontologie des achats de l’entreprise. Cela vous garantit un fonctionnement fluide et sans débordement tout au long du processus d’achat en y apportant plus de transparence. Vous dégagez ainsi une image professionnelle auprès des fournisseurs qui auront toute confiance en votre entreprise.
Établir les règles et procédures : la charte de déontologie
Toutes les règles et procédures d’achat doivent être rassemblées dans une charte de déontologie. Pour être complet et parfaitement transparent, ce document doit être rédigé en suivant les axes suivants : + critères d’évaluation et de sélection des différents fournisseurs + implication demandée aux fournisseurs en amont + mode de communication avec les fournisseurs + propriété intellectuelle et industrielle + fréquences de consultation des fournisseurs + principes de contractualisation + principales clauses contractuelles + principes de remise en cause des fournisseurs + politique d’approvisionnement + conditions générales d’achat + éthique et bonne conduite
Cette charte de déontologie vise à informer le fournisseur de façon claire, afin que celui-ci puisse savoir à quoi il s’engage en travaillant avec votre entreprise. Il s’agit d’une façon d’instaurer les bases d’une relation pérenne, car seuls les fournisseurs pouvant fonctionner en adéquation avec vos règles de déontologie accepteront une collaboration.
Relation avec les fournisseurs
En interne, une certaine déontologie doit également être respectée pour que les relations avec les fournisseurs perdurent dans les meilleures conditions. Pour cela, votre équipe doit veiller à respecter une certaine équité entre les fournisseurs : + demande de renseignements similaires + envoi de dossiers semblables + accès à l’information identique + négociations menées de la même façon
En procédant de cette façon, le service achat s’assure de conserver de bonnes relations tout en obtenant les meilleures offres du marché.
Faire appliquer les nouvelles mesures et suivre leur impact
Après avoir défini les objectifs, rédigé les différents documents et créé les outils de suivi, il faut parvenir à mettre en place ces nouvelles initiatives dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Pour cela, il vous faudra : + informer vos collaborateurs de ces nouvelles dispositions et les former le cas échéant + déployer les nouveaux outils + communiquer auprès de tous vos fournisseurs et leur transmettre la charte de déontologie
Dès lors que la stratégie achat est mise en place, suivez régulièrement les résultats afin de pouvoir adapter certains points si cela s’avère nécessaire.
La politique d’achat influence réellement le développement et les résultats d’une entreprise. En effet, la relation avec les fournisseurs ainsi que l’axe choisi pour la sélection des produits sont à l’origine de votre business. C’est pourquoi il est important de bien fixer les règles, afin que la stratégie d’achat soit en cohérence avec la politique globale de l’entreprise et son image de marque. La cohérence reste l’un des facteurs clés de réussite, quel que soit le domaine d’activité.
