Les associations s'appuient souvent sur un bureau composé généralement d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire pour assurer la gestion quotidienne. Bien que sa composition puisse varier, ce bureau assume des fonctions essentielles en traduisant les décisions prises en actions concrètes. Ses responsabilités couvrent l'ensemble des missions opérationnelles, faisant de lui le véritable moteur de l'organisation.
Rôles et responsabilités des bureaux d'association
Bien que la création d'un bureau ne soit pas toujours une obligation légale, elle est courante, surtout dans les associations de grande taille. Selon les statuts établis par les fondateurs, le bureau peut être chargé de missions variées, allant de la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de l'assemblée générale, à la gestion quotidienne, voire parfois à des mesures disciplinaires. Le bureau agit collectivement dans l'exercice de ses fonctions.
Si certaines associations n'attribuent pas de pouvoir spécifique à leur bureau, celui-ci devient souvent, en pratique, l'organe exécutif principal, en raison de sa structure réduite. Il se concentre sur l'application des décisions prises par les instances supérieures et sur la gestion courante, tout en respectant les directives fixées.
Le bureau joue donc un rôle clé dans le suivi des délibérations, la gestion quotidienne et le bon fonctionnement de votre association en conformité avec la réglementation et les statuts. Il est essentiel que les statuts ou le règlement intérieur définissent clairement les attributions entre le conseil d'administration et le bureau, afin d'éviter tout conflit et tout désaccord interne.
Dans un cas notable, des licenciements effectués par les présidents de deux associations ont été jugés sans cause réelle et sérieuse, car les statuts n'accordaient pas de compétence en matière de gestion du personnel à l'assemblée générale ni au président. Les décisions de licenciement auraient dû être prises par le bureau. Ce manquement à la règle a rendu les licenciements caducs.
Organisation et fonctionnement du bureau associatif
La composition du bureau de votre association varie en fonction de sa taille et de sa structure. Bien que les rôles de président, trésorier et secrétaire soient généralement répartis entre plusieurs personnes, dans les petites associations, il est courant qu'un même membre occupe plusieurs de ces fonctions, y compris au sein du conseil d'administration.
Le bureau est en général élu par le conseil d'administration, dont il est souvent issu. Pour faciliter la gestion, la durée des mandats des membres du bureau est souvent alignée sur celle des administrateurs.
Les modalités de fin de mandat et les procédures associées sont les mêmes pour les membres du bureau et ceux du conseil d'administration. La création d’un bureau n'est pas toujours obligatoire, sauf si la loi ou les statuts de votre association l'imposent.
Rôles et responsabilités des principaux membres du bureau
Le président
Le président représente votre association dans la vie civile. Il est responsable de la signature des contrats au nom de l’association, mais pour les décisions majeures (comme les actes de disposition), il doit obtenir une autorisation spécifique du conseil d'administration ou de l'assemblée générale.
Bien que la loi ne le désigne pas formellement comme l'employeur, le président assume souvent ce rôle, ce qui lui confère des responsabilités sur les questions de personnel et de sécurité. Il est donc essentiel que les statuts de votre association définissent clairement ses pouvoirs pour éviter tout abus ou malentendu.
Bon à savoir : les tiers souhaitant signer un contrat avec une association doivent toujours vérifier que la personne habilitée à engager l’organisation dispose bien des pouvoirs nécessaires, sous peine de rendre le contrat invalide.
Le trésorier
Le trésorier est en charge de la gestion financière de votre association. Il s’assure que ses actions respectent les pouvoirs qui lui sont conférés par les statuts et la loi. Il présente les comptes devant l’assemblée générale et est responsable de la bonne gestion des fonds et du compte pro de l'association.
Le secrétaire
Le secrétaire gère l’administration et la documentation de l’association. Il veille à l’exactitude des procès-verbaux et au respect des obligations déclaratives.
Bon à savoir : des mineurs de plus de 16 ans peuvent désormais occuper des postes de direction, à condition que leurs représentants légaux en soient informés.