Bien que les associations ne soient pas légalement obligées de consigner les délibérations de leurs instances dirigeantes sous forme de procès-verbaux ou dans un registre des délibérations, ces documents sont essentiels pour valider la légitimité des décisions prises. Cet article examine la gestion et les bénéfices de cette pratique, et les enjeux qu'elle présente pour votre association.
À la différence des entreprises, la loi n'impose pas aux associations de rédiger et conserver systématiquement des procès-verbaux après les réunions de leurs instances dirigeantes, sauf pour celles reconnues d’utilité publique. Pourtant, ces documents sont indispensables pour attester de la conformité des décisions internes.
La valeur juridique des procès-verbaux associatifs
Pour les associations qui choisissent de les rédiger, les procès-verbaux servent de preuve initiale de la régularité des délibérations de leurs instances dirigeantes. Cependant, ils peuvent être contestés et leur véracité remise en question par d'autres preuves, comme des témoignages ou des communications électroniques.
Chroniques décisionnelles : l’importance du registre pour votre association
Un registre des délibérations tenu à jour offre une chronologie claire de toutes les décisions adoptées par votre association, apportant ainsi une preuve solide de son bon fonctionnement. L’absence de documentation écrite des décisions peut entraîner leur annulation en justice si leur légalité ne peut être prouvée de manière formelle.
Consignation des délibérations : flexibilité de forme et conseils pratiques
Aucun format spécifique n'est imposé pour la tenue d’un registre des délibérations. Cependant, il est recommandé d’utiliser un classeur bien structuré, sans espaces vides ni modifications. Il est conseillé de faire signer et parapher le registre par le président de l'association et de le conserver au siège social pendant au moins 5 ans, en accord avec la durée légale de prescription civile.
Statuts internes et impact sur les procès-verbaux
Dans certains cas, les statuts ou règlements internes précisent l'obligation de rédiger et conserver des procès-verbaux. Si cette obligation n'est pas respectée, cela peut entraîner la nullité des décisions enregistrées.
Contenu recommandé pour les procès-verbaux d'association
Des procès-verbaux détaillés sont à privilégier pour garantir une trace fidèle des délibérations. Les éléments à inclure y sont souvent précisés dans des guides pratiques adaptés à la gestion des associations.
Risques liés à l'absence de procès-verbaux
Même s'il n'y a pas de sanction légale directe pour l'absence de procès-verbaux, une association pourrait avoir du mal à prouver la validité de ses actions et décisions. En cas de litige, cela pourrait mener à l'annulation de ces décisions par un tribunal. En revanche, la falsification ou l’utilisation de faux procès-verbaux constitue un délit, passible de lourdes sanctions, incluant des peines de prison et des amendes significatives.