L’obligation de facturation électronique pour toutes les entreprises se rapproche rapidement. Cette réforme sera progressivement mise en place à partir de 2024 pour les échanges entre entreprises (BtoB). Si elle est déjà en vigueur depuis 2020 dans le secteur public et pour les entreprises en relation avec les organismes gouvernementaux, la facturation électronique deviendra désormais la norme pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, établies en France.
Il est donc essentiel de prendre les devants dès maintenant afin d’être prêt à dématérialiser vos factures fournisseurs lorsque le moment viendra. Nous fournissons ici toutes les informations à savoir sur la dématérialisation des factures. Suivez le guide.
La réglementation
Initialement prévue pour débuter le 1er juillet 2024, avec une généralisation en 2026, la mise en place de la facturation électronique a récemment été repoussée par le gouvernement afin de permettre des tests en conditions réelles. À ce jour, le nouveau calendrier n’a pas encore été dévoilé, mais il sera établi dans la loi de finances pour 2024.
Pour mieux comprendre ce passage vers la facturation électronique, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 précise que « les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous forme électronique dans leurs transactions avec d’autres assujettis et transmettre à l’administration fiscale les données de facturation ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie. »
Les outils de dématérialisation des factures fournisseurs
Pour recevoir ou émettre une facture électronique, il vous suffit de vous inscrire sur le portail public Chorus Pro ou sur une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) de votre choix. Il n’est pas nécessaire que la plateforme privée que vous sélectionnez soit la même que celle de vos fournisseurs.
Une facture électronique se présente au format électronique, comprenant des données structurées lisibles en PDF, mais également compatibles avec n’importe quel système informatique. Il convient de ne pas la confondre avec une facture papier numérisée, qui est envoyée ou reçue par e-mail, mais reste une facture dématérialisée.
Comment fonctionnent les plateformes de dématérialisation ?
Abordons maintenant le fonctionnement des plateformes de dématérialisation, en nous appuyant sur l’exemple du portail Chorus Pro, déjà en activité, mais dont le fonctionnement est similaire à la plupart des autres.
Généralement, la première étape consiste à créer un compte en fournissant vos informations personnelles ainsi que celles de votre entreprise. Une fois votre compte activé, vous serez prêt à recevoir et à transmettre vos factures.
Réception de factures fournisseurs
Cliquez sur le domaine « facturation », puis sur l’application « factures reçues ». Pour visualiser les factures nécessitant un traitement, utilisez l’onglet « synthèse », puis le bloc « factures à traiter ».
En cliquant sur le numéro de la facture, vous pouvez consulter les détails de celle-ci, la télécharger en PDF, lui attribuer un statut (suspendue, mise en paiement, comptabilisée...).
Transmission de factures
Pour transmettre vos factures via Chorus Pro, voici la procédure à suivre :
- Créez votre facture comme d’habitude (avec un traitement de texte, un tableur ou un logiciel de facturation) ;
- Exportez-la au format PDF ;
- Accédez à l’espace de dépôt sur le portail ;
- Cliquez sur l’onglet « factures émises » puis « dépôt factures » ;
- Déposez votre fichier ;
- Sélectionnez le profil du déposant
- Cliquez sur valider et envoyer.
Chorus Pro identifie automatiquement les données et les intègre dans le formulaire de dépôt. Vous avez la possibilité de les vérifier et de les corriger au besoin avant de confirmer l’envoi. Le portail recueille vos factures, les met en page, et les envoie au destinataire que vous avez choisi.
Comment se préparer à la dématérialisation des factures ?
À l’approche de l’application de la réforme de la facturation électronique, les entreprises doivent se préparer à respecter les nouvelles exigences réglementaires en matière de format des factures.
3 formats sont désormais acceptés :
- Cross Industry Invoice (CII)
- Universal Business Language (UBL)
- Factur-X, au format PDF ou XLM
Certains outils vous permettent d’ores et déjà de créer, gérer et suivre vos factures électroniques avec simplicité et efficacité. L’utilisation de ces outils facilite les échanges avec les partenaires commerciaux tout en augmentant la fluidité de l’ensemble du processus de facturation.
Le choix d’un logiciel de facturation, de préférence en ligne, revêt une importance cruciale, car il servira d’intermédiaire entre votre entreprise et les plateformes de dématérialisation. Optez donc pour un logiciel préparé à cette transition numérique, sachant que de nombreuses options sont disponibles sur le marché.
De plus, il est recommandé de se familiariser avec la réglementation, notamment en ce qui concerne les obligations légales, les formats de facturation, les mentions obligatoires sur les factures et les règles de conservation des documents.
Enfin, en ce qui concerne vos collaborateurs, veillez à leur offrir une formation sur les nouvelles procédures et sur l’outil choisi, afin que chacun soit en mesure de comprendre le processus et de l’appliquer correctement.