Depuis janvier 2020, le Comité Social et Économique est la seule instance représentative des salariés dans les entreprises de plus de 11 salariés. Sa mission est de défendre leurs intérêts, de veiller à ce que leur santé et leur sécurité soient respectées et qu’ils travaillent dans de bonnes conditions. Le CSE est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel dont le nombre de membres varie. Lors des réunions, les délégués ont la possibilité de négocier des avantages pour l’ensemble des travailleurs, comme la mise en place de tickets restaurant ou d’une crèche interentreprises. Cette instance a donc son importance aux yeux de la majorité des employés.
Comme toute organisation, le CSE dispose d’un budget destiné à couvrir deux types de dépenses : le budget consacré au fonctionnement courant et le budget destiné aux activités sociales et culturelles. Des solutions digitales existent pour gérer efficacement ce budget. Découvrez-les ici.
Quel logiciel choisir pour le CSE ?
Il est préférable, pour des raisons de simplicité, de choisir un seul outil, une plateforme unique sur laquelle le salarié pourra gérer ses avantages, comme ses chèques cadeaux, ou consulter les dernières informations du CSE.
Pour les élus, ce même logiciel de gestion va leur permettre de tenir la comptabilité ou de rédiger des comptes-rendus. Il s’agit d’une solution gain de temps, bien plus rentable que de passer par plusieurs prestataires pour ensuite tout centraliser.
Les logiciels sont nombreux sur le marché. Il n’est pas facile de faire son choix. Les prix varient en fonction de la taille du Comité Social et Économique et du nombre de salariés. Il vaut mieux demander plusieurs devis et ne pas hésiter à négocier.
Quelles fonctionnalités pour un bon logiciel ?
Après avoir consulté les salariés pour connaître leurs souhaits et défini le budget, les représentants du CSE examinent les différentes fonctionnalités des logiciels. Ceux-ci doivent être en mesure de proposer au minimum les avantages suivants pour les salariés :
- Billetterie : places de cinéma, de spectacle, de concert, voyages…
- Cadeaux : cartes cadeaux, chèques vacances, tickets restaurant…
- Offres partenaires pour tous les goûts : locales et nationales
Le tableau de bord doit pouvoir être consultable sur mobile, l’interface modulable et intuitive. Les prestataires offrent souvent des solutions clé en main pour améliorer le bien-être des travailleurs tout en étant en conformité avec la réglementation imposée par l’Urssaf.
En ce qui concerne la gestion comptable, le trésorier du CSE, même s’il n’est pas toujours comptable de formation, doit tout de même présenter une comptabilité dans les règles en tenant compte de la séparation des deux budgets (de fonctionnement et des ASC). Les logiciels comptables pour Comité Social et Économique sont spécialement conçus pour les trésoriers des CSE, car simples d’utilisation. Une comptabilité dite intégrée permet une totale cohérence des données entre la gestion courante et les écritures comptables. Toutes les dépenses et recettes en lien avec la comptabilité sont importées et exportées automatiquement. En un seul clic, il est possible de visualiser la situation comptable.
Quelles questions se poser avant de choisir ?
Avant de se lancer dans le choix d’un outil de gestion de son CSE, quelques questions sont à se poser collectivement, chacun étant concerné. La solution doit convenir à tout le monde.
Il est indispensable de ne pas regarder uniquement le côté comptable. Les missions du Comité Social et Économique étant devenues multiples, les logiciels se sont adaptés, gérant à la fois les bénéficiaires et les ASC (subventions, chèques-cadeaux…). Le logiciel sélectionné doit être en mesure d’évoluer dans le temps. Des activités sociales et culturelles attractives sont un des principaux critères de satisfaction des bénéficiaires. C’est aux élus de recenser celles qui pourraient séduire le plus grand nombre pour préférer les prestataires dont l’offre est la plus riche et la plus variée.
Une des questions à se poser concerne les besoins du CSE. Tout va dépendre de la taille de l’entreprise, mais aussi de sa politique en la matière. Un petit CSE a besoin d’une plateforme simple à utiliser et au moins d’une billetterie. Un site internet ou une application est aussi très utile pour communiquer avec ses bénéficiaires tandis qu’une gestion de la comptabilité en ligne est un plus.
Pour un grand CSE, les outils digitaux deviennent incontournables. Aux fonctionnalités de base s’ajoutent des solutions sur mesure.
La question du budget est également à prendre en compte. Plus le logiciel est complexe et les prestations nombreuses, plus il est coûteux. Même s’il peut vite être rentabilisé, il convient de fixer le bon budget qui varie de quelques dizaines à plusieurs milliers d’euros par mois.
La protection des données est aussi un élément primordial. Le Comité Social et Économique, qui traite des données privées, doit garantir qu’elles sont sécurisées et respectent la conformité RGPD.
Puis, à quel accompagnement et à quel service après-vente les élus peuvent-ils s’attendre ? La formation initiale et le suivi que propose le prestataire sont des critères à ne pas négliger non plus. Se renseigner sur son expérience et sa réputation est indispensable.
Au vu des nombreuses solutions digitales existantes sur le marché, chaque CSE a toutes les chances de trouver celle parfaitement adaptée à sa structure et aux besoins de ses bénéficiaires.
