La gestion rigoureuse des stocks est une des clés de la réussite de toute entreprise exerçant une activité de vente de marchandises. Une mauvaise gestion des stocks peut avoir des conséquences financières lourdes et immobiliser une partie non négligeable du fonds de roulement de l’entreprise. Pour éviter cela, il est indispensable d’effectuer un suivi des stocks. Vous trouverez ici un modèle.
Quels sont les différents types de stocks ?
Le stock désigne l’ensemble des biens intervenant dans le cycle d’exploitation d’une entreprise, qu’il s’agisse de produits à transformer, de produits finis, de matières premières, de produits intermédiaires ou encore de fournitures consommables.
Les stocks d’une entreprise sont d’une importance capitale pour son développement. C’est sur eux que repose la capacité de l’entreprise à répondre à la demande de sa clientèle, mais ils engendrent également des coûts et peuvent avoir des répercussions importantes sur la trésorerie de l’entreprise.
Ils doivent donc faire l’objet d’une gestion et d’un suivi précis. Le stock doit être suffisant pour permettre à l’entreprise un fonctionnement normal et une réponse rapide à la demande des clients, sans être excessif pour ne pas générer de frais trop lourds.
Quels sont les risques d’un mauvais suivi des stocks ?
Les deux principaux risques liés à un mauvais suivi, voire à une absence de suivi des stocks, sont le surstockage et le sous-stockage.
Le surstockage
Le surstockage, à savoir un stock trop important, a plusieurs conséquences néfastes pour l’entreprise, à commencer par l’augmentation des charges. Plus le stock est conséquent, plus les frais de stockage sont élevés : l’entreprise doit louer, voire parfois construire, des espaces de stockage supplémentaires.
Le coût de la manutention s’envole aussi, puisqu’il faut davantage de personnel, et/ou sur un plus grand nombre d’heures. Le prix de l’assurance est également revu à la hausse.
Par ailleurs, le besoin en fonds de roulement (BFR), à savoir le budget nécessaire pour faire face aux frais d’exploitation, augmente également, et les capitaux sont immobilisés. Tout l’argent stocké, tant que les marchandises n’ont pas été vendues, est de l’argent qui ne peut pas être investi dans d’autres projets, et qui empêche donc l’entreprise de se développer.
Enfin, un stock perd rapidement de la valeur, très rapidement même, s’il s’agit de denrées périssables par exemple. Des vêtements d’été seront également invendables ou presque à l’arrivée de l’automne.
Le sous-stockage
À l’inverse, un stock trop faible peut aussi avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise. Il peut désorganiser la chaîne de production, voire entraîner l’arrêt de la production. En cas de rupture de stock, les pertes sont très importantes, sans compter l’impact négatif que ces ruptures ont sur l’image de l’entreprise.
Les clients confrontés à des ruptures de stock, à plus forte raison lorsqu’elles sont fréquentes, se tourneront rapidement vers la concurrence et risquent fort de ne pas revenir, ce qui peut entraîner une perte progressive et durable du chiffre d’affaires.
Les différentes méthodes de gestion et de suivi des stocks
La méthode du point de commande
Cette méthode de suivi des stocks consiste à définir un seuil en dessous duquel l’état du stock est considéré comme faible, ce qui déclenche automatiquement une nouvelle commande. La quantité prédéfinie de produits commandés est fixe.
La méthode du point de commande évite d’être pris au dépourvu, surtout quand l’écoulement du stock est aléatoire et qu’il n’est pas possible de prévoir les dates de réapprovisionnement. Elle évite également à l’entreprise de se retrouver en situation de surstockage ou de sous-stockage.
La méthode de recomplètement
La méthode de recomplètement des stocks consiste, pour l’entreprise, à se réapprovisionner auprès de son ou ses fournisseurs à date fixe.
Contrairement à la méthode du point de commande, la date de réapprovisionnement est fixée à l’avance, mais la quantité de produits commandés est variable. L’objectif est de revenir au niveau de stock préalable, ce qui implique donc des variations en fonction du nombre de ventes effectuées.
Cette méthode convient lorsque les ventes sont régulières.
La méthode de réapprovisionnement calendaire
Dans ce cas, le réapprovisionnement se fait à date fixe, mais aussi à quantités fixes. La plupart du temps, cette méthode de suivi des stocks est encadrée par un contrat signé par l’entreprise et son fournisseur.
Elle est simple à mettre en œuvre, mais présente des risques de par son manque de flexibilité. Elle ne convient pas aux entreprises récemment implantées, qui n’ont pas encore assez de visibilité sur leurs ventes pour anticiper les dates et les quantités écoulées.
La méthode de réapprovisionnement à la commande
Cette méthode de gestion et de suivi des stocks est extrêmement souple, car les dates, comme les quantités, sont variables. Elle permet d’éviter d’immobiliser un stock, et donc des capitaux, trop importants.
En revanche, elle demande un suivi très méticuleux, et ne fait pas l’unanimité chez les fournisseurs, qui n’ont aucune visibilité quant aux besoins de l’entreprise. Celle-ci est davantage exposée à un risque de rupture de stock.
Comment utiliser le modèle de suivi des stocks ?
Le modèle de suivi des stocks, indispensable à une bonne gestion des stocks de l’entreprise, se compose d’un onglet « Journal des entrées et des sorties », d’un onglet « Base de données article », et d’un onglet « État des stocks ».
Dans l’onglet « Journal des entrées et des sorties », vous devez indiquer les marchandises qui s’ajoutent à votre stock, et celles qui en sortent. Selon votre activité et la nature des articles qui composent votre stock, les entrées peuvent correspondre à un produit fini ou à une réception de matière première par exemple. Quant aux sorties, elles peuvent correspondre à l’utilisation de cette matière première, ou à la vente du produit fini.
Vous devez indiquer la date, la référence du produit (son code-barres par exemple), ainsi que les quantités correspondantes dans les colonnes « Entrée » et « Sortie ».
Dans l’onglet « Base de données article », listez et notez les références de tous vos articles, en n’oubliant pas d’ajouter tout nouvel article intégrant votre catalogue, ou de supprimer tout article en sortant définitivement.
Enfin, dans l’onglet « État des stocks », une formule Excel vous permet, en indiquant simplement le stock initial en début de période d’activité, de connaître le stock final.