Organiser une assemblée générale au sein de votre association nécessite de suivre scrupuleusement des procédures légales bien définies. Nous examinerons ici les trois aspects fondamentaux de ces événements : l'envoi des convocations, le déroulement de l'AG associative elle-même et les démarches à accomplir après celle-ci.
L'assemblée générale est un moment important pour votre association, et son organisation soignée est primordiale. Elle se déroule en trois étapes clés :
- la convocation des membres,
- le déroulement de l'assemblée,
- la gestion des décisions prises après l'AG.
Chacune de ces phases est régie par des règles spécifiques qui doivent être scrupuleusement respectées pour garantir la légalité et la légitimité des décisions adoptées.
Phase de convocation à l'AG
Cette étape essentielle a pour but d'informer vos membres de la prochaine tenue de l'assemblée générale. Les statuts de votre association doivent clairement indiquer qui est autorisé à effectuer cette convocation, que ce soit le président, le conseil d'administration ou, dans des cas plus exceptionnels, un groupe de membres actifs.
Les convocations peuvent se faire par divers moyens (courrier postal, email, affichage...) et doivent garantir que tous les membres soient correctement informés. Elles doivent inclure des éléments clés tels que la date, le lieu et l'ordre du jour de la réunion.
Important à savoir : le respect rigoureux des modalités de convocation stipulées dans les statuts ou le règlement intérieur est indispensable pour assurer la validité des résolutions prises lors de l'assemblée.
Tenue de l'assemblée générale
La deuxième étape consiste à organiser l'assemblée générale en suivant les règles établies. Il est crucial de garantir le respect du quorum, c'est-à-dire le nombre minimum de membres présents ou représentés nécessaire pour que l'assemblée puisse délibérer valablement.
En outre, les modalités de vote (à main levée ou à bulletin secret), le type de majorité requise pour l'adoption des résolutions (simple, absolue ou qualifiée), ainsi que les méthodes de vote doivent être clairement spécifiés dans les statuts ou le règlement intérieur et respectés avec rigueur.
Formalités post-assemblée
La dernière étape consiste à enregistrer les décisions prises lors de l'assemblée sous forme de procès-verbal, qui est essentiel pour la mise en œuvre des résolutions adoptées. Bien que ce document ne soit pas toujours obligatoire, il est fortement recommandé et peut même être exigé par les statuts de l'association.
Pour assurer la transparence, ce procès-verbal peut être mis à la disposition des membres, et sa publication peut être nécessaire dans certains cas afin de rendre les décisions opposables aux tiers.
Il est également important d'informer les parties prenantes externes, comme la banque, en cas de changement concernant les personnes autorisées à gérer les comptes de l'association.