Le bilan financier est un peu comme une « photo instantanée » des finances de votre association, montrant clairement sa situation à un moment précis. C'est un outil précieux pour évaluer la valeur de ses biens et de ses dettes (l'actif et le passif) et peut jouer un rôle déterminant dans les demandes de subventions et plus encore. Cependant, il est important de noter que toutes les associations ne sont pas tenues d’en produire un.
Alors, pour maîtriser les délais pour préparer et établir le bilan financier d'une association, posons-nous la question : quand devons-nous concrètement le réaliser ?
Quelles associations sont concernées ?
Le monde de la comptabilité peut sembler un peu complexe, surtout quand on parle d'associations. Contrairement aux entreprises, les règles pour les associations sont plus flexibles. En effet, la loi de 1901 qui les régit les laisse libres quant à la nécessité de dresser un bilan. Pour la plupart, c'est un choix, pas une obligation.
Mais, il y a des moments où l'on doit se lancer pleinement dans le processus comptable et déposer les comptes annuels. Voici quand cela devient nécessaire :
- Si les subventions atteignent 153 000 euros ou plus,
- Si le bilan dépasse les 3 100 000 euros et/ou que le chiffre d'affaires grimpe au-delà de 1 550 000 euros, et/ou si vous comptez plus de 50 salariés,
- Si vos financements publics sont au-dessus de 50 % ou dépassent 75 000 euros,
- Si vous êtes reconnu d'utilité publique ou avez obtenu un agrément,
- Si vous avez le rôle de financer des campagnes électorales,
- Si vous faites appel à la générosité publique,
- Si vous gérez des établissements dans le secteur sanitaire et social,
- Si vous êtes une association sportive,
- Si vos objectifs touchent l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale,
- Si vous mélangez des activités lucratives et des impôts commerciaux.
Bien que la comptabilité ne soit pas toujours requise, elle peut s'avérer être une alliée de taille. Elle permet aux dirigeants d'associations de suivre l'évolution de leurs projets au fil des ans et de vérifier si tout fonctionne comme il le faut. En plus de cela, elle favorise la transparence vis-à-vis des membres et démontre la rentabilité de l'association auprès des autorités (pour les demandes de subventions) ou des tiers comme les banques et les fournisseurs.
Comment se présente le bilan financier d’une association ?
Les associations ayant des obligations comptables doivent présenter le bilan suivant le nouveau plan comptable association en vigueur depuis janvier 2020.
Le bilan est composé de deux colonnes : l’actif à gauche et le passif à droite. L’actif est constitué de tout ce que l’association possède. Cela peut être des immobilisations corporelles (matériel, outillage, constructions…), des immobilisations incorporelles (concessions, brevets…) ou des actifs circulants (stocks, créances, argent en caisse et en banque…). Le passif décrit l’origine des ressources qui permettent à la structure d’avoir ce patrimoine. Il s’agit des dettes (achats à crédit auprès des fournisseurs, emprunts…) et des apports (apports des membres, subventions, dons, résultats bénéficiaires précédents, résultat de l’année…).
Le bilan financier est similaire au bilan comptable, il comprend les mêmes informations, mais apporte un paramètre supplémentaire : l’échéance. En effet, il permet de voir quand l’actif sera liquide et le passif exigible. C’est la version préférée des partenaires financiers, car ils peuvent analyser rapidement la solvabilité de l’organisme, c’est-à-dire sa capacité de régler ses dettes avec ce qu’elle possède.
Une comptabilité de trésorerie est suffisante pour établir un bilan financier. C’est le cas lorsque l’association ne possède pas de patrimoine, à part l’argent sur le compte bancaire et en caisse. On trouvera à l’actif le solde du compte bancaire et le solde de caisse, et au passif les éventuels excédents des résultats précédents et le résultat bénéficiaire de l’année.
Vous pouvez trouver un modèle de bilan à télécharger ou remplir en ligne sur impots.gouv.fr. Des logiciels spécialisés fournissent également des documents sur mesure adaptés à chaque association. Le bilan est édité automatiquement conformément aux normes en vigueur.
Quand établir le bilan financier ?
Vous vous demandez peut-être à quelle fréquence sont établis les bilans comptables et financiers pour une association. Eh bien, c'est un peu comme pour une entreprise : chaque année, à la fin de l'exercice. Lors de cette période, on dresse également le compte de résultat et les annexes, afin d'avoir un aperçu complet de la situation financière.
Les dates de l'exercice comptable ne sont pas nécessairement calquées sur l'année civile, même si c'est souvent plus pratique. En général, la clôture de l'exercice se fait le 31 décembre. L'exercice dure normalement 12 mois, sauf pour le premier et le dernier bilan en cas de cessation d'activité.
Il y a cependant certaines associations qui doivent respecter des dates imposées par la loi. Par exemple, les fédérations de chasse, les associations de services à la personne et celles qui reçoivent des subventions ont des délais spécifiques à suivre.