Il arrive qu'une entreprise, au cours de son existence, change de lieu d'exploitation ou transfère ses bureaux à une autre adresse. Or, son siège social est mentionné dans ses statuts de création, lorsqu'il s'agit d'une société, ou figure sur son Kbis si c'est une entreprise individuelle. Déménager suppose de signaler ce changement à tous les tiers, administrations ou partenaires commerciaux de l'entreprise, ce qui est la moindre des choses. Comment effectuer ces démarches ? Décryptage.
Qu'est-ce qu'un siège social ?
Le siège social d'une entreprise désigne son domicile juridique. C'est en quelque sorte sa résidence principale. En règle générale, c'est l'adresse où se trouvent le service administratif et la direction, là où arrive et d'où part le courrier.
Par définition, une entreprise ne peut avoir qu'un siège social. Les autres endroits qu'elle occupe sont des établissements secondaires, des agences ou des sièges d'exploitation.
L'adresse du siège social définit aussi la nationalité d'une entreprise. Si l'adresse est située en France, même si toute la production se fait à l'étranger, l'entreprise est française et devra obéir aux lois françaises. Lorsqu'une société transfère son siège social dans un autre pays, elle sera soumise à la législation en vigueur dans ce pays.
Où fixer le siège social ?
La plupart du temps, l'entreprise établit son siège social dans le local qu'elle occupe, qu'elle soit propriétaire ou locataire, à condition qu'elle en ait le droit.
Sinon, le siège social peut être implanté au domicile du dirigeant. Si celui-ci est entrepreneur individuel et locataire, il lui faudra quand même demander l'autorisation de son bailleur. La domiciliation du siège au domicile du responsable n'est parfois autorisée que temporairement (maximum cinq ans), mais elle peut être permanente.
On peut aussi choisir de se domicilier dans les locaux d'une société de domiciliation agréée par la préfecture du département. Un contrat de domiciliation, renouvelable par tacite reconduction, est alors signé.
Il est également possible d'implanter son siège social dans les locaux d'une autre entreprise, en général une filiale de la société mère. Le contrat de domiciliation n'est pas obligatoire dans ce cas.
La pépinière d'entreprise peut servir d'endroit de domiciliation, bien que ce soit une solution éphémère, car le règlement intérieur fixe souvent un délai ne dépassant pas trois ans.
Comment le transférer ?
Le siège social est généralement indiqué dans les statuts d'une société au moment de sa création. Si l'entreprise déménage, cela implique la modification de ses statuts.
Comme pour toute modification statutaire, une procédure stricte est à respecter :
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Pour une SARL : le gérant peut prendre la décision de transférer le siège social à condition de recevoir l'accord des associés représentant plus de la moitié des parts. Si le nouveau siège est à l'étranger, c'est la totalité des associés qui doit approuver.
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Pour une SAS : aucune obligation. Les statuts ont généralement prévu les modalités en cas de transfert de siège.
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Pour une SA : le conseil d'administration décide du transfert lors d'une assemblée générale ordinaire. Pour une implantation à l'étranger, les actionnaires doivent être convoqués en assemblée générale extraordinaire.
Les formalités à remplir ensuite diffèrent selon si le tribunal compétent reste le même ou non :
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Pour une SARL/SAS ou SA qui reste dans le ressort du même tribunal : modification des statuts avec procès-verbal de la décision, publication dans un support d'annonces légales (anciennement journal d'annonces légales), déclaration au CFE avec remise d'un dossier complet dans le délai d'un mois.
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Pour une SARL/SAS ou SA dont le nouveau siège est dans le ressort d'un autre tribunal : les formalités sont les mêmes, mais le dossier à donner au CFE devra comprendre en plus un extrait d'immatriculation au RCS datant de moins de 3 mois, délivré par l'ancien greffe et la liste des sièges successifs de l'entreprise.
Les formalités concernant les entreprises individuelles qui souhaitent déménager sont plus simples. Il suffit de déclarer son changement d'adresse au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalités des entreprises (CFE) dont dépend la nouvelle domiciliation. Le formulaire de déclaration de modification P2 est à remplir en ligne. Il est parfois demandé un justificatif de jouissance du nouveau local.
Le changement de domicile ne nécessite en aucun cas une radiation pour les micro-entrepreneurs ni pour les travailleurs indépendants en entreprise individuelle.