Il existe deux méthodes d'enregistrement en comptabilité : la comptabilité d'engagement et la comptabilité de trésorerie. Nous allons nous intéresser principalement dans cet article à la comptabilité de trésorerie, qui consiste à tenir une comptabilité à partir de l’enregistrement des mouvements bancaires.
Nous explorerons en détail ce sur quoi elle repose, comment la mettre en place, et ses avantages et inconvénients. Découvrez ici tout ce qu'il faut savoir.
La comptabilité de trésorerie expliquée
La comptabilité de trésorerie est une méthode comptable quelque peu simplifiée qui se réduit à saisir uniquement les encaissements et les décaissements à partir des relevés bancaires.
Tout au long de l’exercice comptable, les écritures dans le journal de banque (compte 512), vont se présenter comme suit :
- Les encaissements, enregistrés au débit, comprennent les montants crédités sur votre relevé de compte, tels que les remises de chèques et les virements reçus. Ils sont également enregistrés dans le compte de la classe 7, regroupant les comptes de produits.
- Les décaissements, enregistrés au crédit, incluent les montants débités de votre relevé de compte, comme les chèques émis et les virements effectués. Ils sont ensuite saisis dans un compte de la classe 6 s'il s'agit de charges, ou dans un compte de la classe 2 s'il s'agit d'immobilisations.
Les recettes et les dépenses sont d'abord enregistrées dans le compte financier, puis réparties dans les différents comptes de charges et de produits. En calculant mensuellement le solde entre les recettes et les dépenses, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de la situation financière globale de votre association.
Explorons maintenant la différence entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.
Un aperçu de la comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement est une autre méthode qui consiste à saisir les écritures comptables à partir des factures émises et reçues, en plus des relevés bancaires.
La principale différence réside dans le fait que, dans une comptabilité d'engagement, les factures non réglées ou non encaissées sont clairement enregistrées. Les créances et les dettes sont visibles tout au long de l'année.
Il est essentiel de passer de la comptabilité de trésorerie à la comptabilité d'engagement à la fin de chaque exercice. Cette transition permet de prendre en compte les créances à percevoir et les dettes à payer pour l'exercice suivant. En effet, ces opérations ne sont pas reflétées dans l’extrait de compte.
Comment tenir une comptabilité de trésorerie ?
Voici quelques principes de comptabilisation à appliquer si vou tenez une comptabilité de trésorerie :
- Classez vos relevés bancaires par ordre chronologique ;
- Saisissez les opérations, également par ordre chronologique, ligne par ligne, en respectant les dates indiquées sur le relevé bancaire ;
- Numérotez les pièces justificatives pour faciliter le classement et retrouver plus aisément les opérations,
- Gardez précieusement tous les justificatifs : factures, quittances, tickets de caisse, échéanciers… comme preuves des mouvements saisis.
Le journal de banque vous permettra de dresser en fin d'exercice un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses. En début d'année, les soldes des comptes bancaires et de la caisse sont repris.
N'oubliez pas qu'il y a normalement une discordance entre le véritable solde comptable et le solde du relevé bancaire, car les paiements émis ou reçus mais non encore encaissés ne figurent pas dans l'extrait de compte.
Les avantages de la comptabilité de trésorerie
Le principal avantage d’une comptabilité de trésorerie est que la tenue comptable est simplifiée par l’utilisation du seul journal de banque. De plus, le solde bancaire est sans cesse vérifié tout au long de la saisie.
Il va de soi qu’en adoptant cette méthode, vous allez gagner un temps considérable dans la gestion de votre association.
Ses inconvénients
Comme nous l’avons déjà évoqué plus haut, cette méthode ne permet pas de suivre de près les factures fournisseurs non réglées, ce qui peut entraîner des pénalités de retard. Elle ne permet pas non plus de surveiller les cotisations impayées, par exemple.
De plus, le passage à la comptabilité d'engagement en fin d'exercice peut être fastidieux, surtout en présence d'un grand nombre de factures à régulariser.
À qui s'adresse-t-elle ?
En principe, la plupart des associations choisissent, du moins au début, la comptabilité de trésorerie pour sa simplicité, mais elle n’est pas toujours adaptée.
Selon la taille de l'association, le volume de ses recettes/dépenses, le nombre d'activités lucratives, le montant des subventions reçues ou à recevoir, l'importance de son budget et ses objectifs en termes de développement, il est souvent préférable de tenir une comptabilité d'engagement plus complète et plus précise.