À part dans certains secteurs, la loi n’impose pas l’établissement d’un devis. Il est cependant préférable, pour les deux parties, de se mettre d’accord au préalable sur les conditions et surtout sur le prix de la vente ou de la prestation. Par contre, en ce qui concerne les factures, elles sont soumises à des règles précises et sont obligatoires dans la plupart des cas. Peu importe l’entreprise, petite, moyenne ou grande, celle-ci doit veiller à gérer correctement à la fois ses devis et ses factures. Vous trouverez dans cet article quelques conseils pour y parvenir.
Devis et factures : définition
Un devis est un document principalement utilisé par les prestataires de services. Il récapitule les produits et services à fournir par l’entreprise, indique le prix unitaire et le montant total dû en cas d’acceptation. La particularité d’un devis est qu’il comprend une durée de validité en plus des mentions légales. Dès que le client appose sa signature en bas du devis avec la mention « bon pour accord », il s’engage à respecter le contrat et à payer la somme indiquée. De son côté, le fournisseur a l’obligation d’effectuer la prestation telle qu’elle est décrite dans le devis.
La facture est également un document détaillant des prestations ou des marchandises, mais qui ont été réellement vendues. Elle a une valeur juridique et comptable importante, doit être établie par les entreprises en deux exemplaires, conservée dix ans et comporter des mentions légales obligatoires (article L441-9 du code de commerce).
Lorsqu’il y a eu devis, la facture présentée ensuite doit reprendre les termes exacts du devis, à quelques exceptions près.
On rencontre parfois des factures appelées « proforma » qui n’ont aucune valeur juridique et comptable. Elles sont émises à titre informatif.
Comment établir et gérer ses devis et factures ?
Un devis, comme une facture, peut être réalisé sur n’importe quel support. On peut choisir un logiciel de traitement de texte comme Word ou mieux, un tableur comme Excel qui propose des formules de calcul automatiques.
Le dirigeant d’une TPE est souvent obligé de s’occuper lui-même de ses devis et factures. Cette tâche, pourtant indispensable, lui semble souvent fastidieuse et lui fait perdre un temps précieux. La meilleure solution est alors de s’équiper d’un logiciel de facturation simple et adapté.
Utiliser un logiciel de facturation
Il existe dans le commerce de nombreux logiciels destinés aux artisans et TPE/PME. Ces logiciels, dont certains sont gratuits, permettent d’automatiser les devis et factures.
Il suffit de paramétrer l’outil en entrant une fois pour toutes les produits ou services avec leurs prix, les coordonnées des clients et de l’entreprise, les conditions générales de vente.
Le document commercial est créé en quelques clics. La mise en forme est automatique et les HT, TVA et TTC sont calculés systématiquement. L’avantage est que le devis créé est transformé, s’il est validé, en facture. Toutes les informations sont reprises à l’identique.
Du point de vue comptable, les factures sont numérotées et classées chronologiquement. Il est même possible de basculer d’un logiciel de gestion commerciale à un logiciel comptable. Ainsi, aucune erreur de saisie n’est possible.
Il est évident qu’utiliser un logiciel de facturation est bénéfique pour la bonne marche de l’entreprise. Il en existe pour tous les budgets, sous forme d’achat ou d’abonnement en ligne.
Devis et factures sur informatique
Si le volume des devis et factures reste raisonnable, le chef d’entreprise peut opter pour des traitements de texte ou des tableurs. Il automatise tout de même en partie le processus de gestion de ses documents.
Il faudra alors créer un modèle personnalisé de devis et de facture et utiliser le même à chaque fois. Les informations imposées par la loi, comme définies dans l’article L441-9, doivent y figurer. Selon l’activité, d’autres mentions sont à rajouter.
Il ne restera plus qu’à indiquer les coordonnées du client, le libellé, la quantité et le prix du bien vendu ou du service rendu.
Malheureusement, ce type de traitement n’exclut pas les erreurs humaines (doublons, insertion de mentions inexactes) ou les fraudes (modification à posteriori). C’est pourquoi le système sur traitement de texte ou tableur est plutôt destiné aux entreprises établissant peu de devis et de factures.
Devis et factures sur facturier
Rien n’oblige le chef d’entreprise qui ne le souhaite pas à acquérir un logiciel ou à utiliser l’informatique pour gérer sa facturation. Il peut tout à fait se servir d’un facturier papier. Le facturier est un carnet en dupli ou triplicata qui comporte des factures pré-imprimées. Ces factures sont numérotées et contiennent déjà la plupart des informations obligatoires. Il suffit de compléter les éléments qui permettent d’identifier l’entreprise en apposant un cachet, puis d’inscrire le nom et l’adresse du client, la désignation du bien vendu et son prix.
À notre époque, cette façon de faire a presque disparu, mais elle reste très simple et peut convenir à un micro-entrepreneur ayant peu de factures à établir.
Comment gérer ses devis et factures ?
Chaque entreprise doit choisir, selon ses besoins, une de ces trois méthodes pour établir ses devis et ses factures.
Mais, la gestion de la facturation ne s’arrête pas là. Elle commence par l’envoi du devis et finit par l’archivage de la facture. Toutes les étapes doivent être optimisées.
Pour ce faire, les solutions digitales sont de plus en plus adoptées. Bientôt, la facturation électronique va devenir la norme. La dématérialisation des documents supprimera le classement encore en vigueur aujourd’hui. La numérisation et l’envoi par mail permettent déjà de gagner du temps et de minimiser les coûts. L’idéal est d’arriver à dématérialiser l’intégralité du cycle de vie du devis et de la facture.
En attendant, une organisation rigoureuse est à mettre en place. Tous les documents doivent être regroupés dans un même espace et classés par type : devis en attente, devis acceptés, factures en attente de règlement, factures réglées…
Un échéancier doit être créé et tenu à jour pour visualiser facilement les devis à relancer et les factures non réglées. Dans ce dernier cas, il est conseillé de s’adresser à une société de recouvrement. C’est elle qui prendra le relai pour traquer les mauvais payeurs et permettra ainsi au dirigeant d’être libéré de cette corvée.